Téléphonie à l'hôtel : le téléphone de la chambre sur le smartphone du client

Au lieu du poste fixe de la chambre, le client peut utiliser son propre smartphone : l'application Cenaly Phone devient le téléphone de la chambre pendant le séjour. Elle permet d'appeler la réception et les services de l'hôtel, et les appels vers la chambre arrivent au client dans sa poche — même s'il est à la piscine. Le client n'a pas besoin d'un compte Cenaly.

Comment ça fonctionne#

Ce qu'il faut pour démarrer#

Étape 1. Associer les chambres aux postes#

1. Chambres → bouton « 🛏️ Chambres » (tableau des chambres) → fiche de la chambre → « 📞 Téléphone ».
2. Dans la fenêtre « Téléphone de la chambre », choisissez un poste libre ou cliquez sur « ＋ Nouveau poste ».
3. La chambre associée affiche sur sa fiche « 📞 Poste 101 · N tél. ».

Si le poste est déjà associé à une autre chambre, la fenêtre indiquera à laquelle et combien de téléphones y seront désactivés, et proposera « Transférer ici ».

Étape 2. Choisir le mode de connexion#

Téléphonie → « Hôtel » → onglet « Téléphones des clients » (propriétaire ou employé avec droit de modification sur « Téléphonie ») :

Vers qui le téléphone de la chambre peut appeler (réception, services, ville) — au même endroit, via un lien vers les « Paramètres » de la fenêtre « Hôtel », voir ci-dessous.

Étape 3. QR dans la chambre#

Dans la fenêtre « Téléphone de la chambre » → bloc « QR de la chambre » : « Afficher le QR de la chambre » ou « Imprimer la feuille ». La feuille contient le QR, trois étapes pour le client et la ligne « Le code de connexion est délivré par la réception — il ne figure pas sur cette feuille ». La feuille peut être laissée dans la chambre.

« Remplacer le QR » — si le QR a été diffusé par quelqu'un (publié dans un avis, transféré dans un chat) : l'ancien QR ne permettra plus d'ouvrir la connexion, les téléphones déjà connectés resteront connectés.

Étape 4. Connecter le téléphone du client#

Mode normal. Le client est installé et a déjà installé l'application :

1. Fenêtre « Téléphone de la chambre » → « Connecter le téléphone du client ».
2. Un code du type ABCD-EF23 apparaît avec un compte à rebours. Dites-le ou montrez-le au client en personne — ne le dictez pas au téléphone à une personne que vous ne voyez pas.
3. Le client saisit le code dans l'application — le téléphone se connecte, et la ligne « par code » apparaît dans la liste de la chambre.

Le code connecte un téléphone. Pour le deuxième téléphone de la famille — un code distinct. Si le code n'a pas servi — « Annuler le code ». Le code n'est affiché qu'une fois : après la fermeture de la fenêtre, seul « Code délivré · valable encore … » reste visible.

Mode strict. Le client scanne le QR, et l'application affiche « Montrez cet écran à la réception » avec un code de vérification à 6 chiffres :

1. Vérifiez le client de la manière habituelle au comptoir.
2. Fenêtre de la chambre → « Approuver le téléphone par le code de l'écran du client » → saisissez le code de son écran → « Rechercher ».
3. Vérifiez la fiche de la demande (plateforme et nom du téléphone — c'est le client lui-même qui le définit, ce n'est pas une pièce d'identité) → « Autoriser ce téléphone » ou « Refuser ».

Le téléphone du client se connectera tout seul au bout de quelques secondes. Cette validation est aussi possible en mode normal — si le client a du mal à saisir le code.

Ce que fait le client#

1. Ouvre Cenaly Phone → sur le premier écran « Téléphone de la chambre (QR) » → dirige la caméra vers le QR. La caméra ordinaire du téléphone fonctionne aussi : le lien ouvrira l'application (sur iPhone — avec le bouton « Ouvrir dans Cenaly Phone » sur la page).
2. Saisit le « Code de la réception » (en minuscules et sans tiret — c'est possible aussi) → « Connecter ». En mode strict — il montre l'écran à un collaborateur et attend.
3. Voit « Téléphone de la chambre 101 connecté. Les appels à la réception sont disponibles. » et un grand bouton « Appeler la réception ».

Le réseau disparaît en pleine connexion — « Réessayez — un nouveau code n'est pas encore nécessaire » : l'application poursuit la même demande. Le client lui-même se déconnecte avec le bouton « Déconnecter le téléphone de la chambre » sur l'écran « Ce téléphone ».

Si un téléphone Android est déjà connecté à un compte professionnel, le téléphone de la chambre fonctionne comme une ligne distincte sans droits professionnels. Sur iPhone, le rôle est unique : l'application demandera d'abord au collaborateur de se déconnecter de son compte.

Si le QR ou le code tombent entre de mauvaises mains#

• La photo du QR seule est sans danger — sans le code, elle ne donne rien. Elle a circulé — « Remplacer le QR ».
• La photo d'un code non utilisé — « Annuler le code » et remettez-en un nouveau en main propre.
• Un téléphone inconnu dans la liste de la chambre — « Déconnecter » sur sa ligne.
• Impossible de savoir qui s'est connecté et combien — « Soupçon de fuite — tout déconnecter » : tous les téléphones de la chambre sont déconnectés, les codes émis et les demandes en attente sont désactivés. Remettez ensuite des codes aux clients vérifiés.

« Émettre un nouveau code » **n'**est pas une déconnexion : cela ne change que la prochaine connexion. Deviner le code est inutile : après 5 tentatives erronées, la demande est bloquée, après 20 tentatives sur la chambre en 10 minutes, la connexion par code est temporairement fermée (l'approbation au comptoir fonctionne pendant ce temps). Le numéro affiché à l'écran d'un appel entrant n'est pas une pièce d'identité : vérifiez séparément les demandes d'argent, de données d'un autre client, d'accès à la chambre ou de modification de réservation.

Départ, déménagement, prolongation#

Pendant la déconnexion, la ligne du téléphone dans la fenêtre de la chambre affiche « déconnexion… », puis disparaît. Habituellement, l'application du client apprend la déconnexion en quelques secondes. Si le téléphone du client n'a pas de réseau, les données qu'il contient seront effacées à la prochaine connexion au réseau, mais il cesse immédiatement d'appeler via l'hôtel — l'interdiction est portée par le serveur et le PBX, pas par l'application. Effectuez le départ dans le PMS à temps : un départ oublié laisse le téléphone du client actif.

Vers qui le téléphone de la chambre peut appeler#

Une seule règle pour toutes les chambres : Téléphonie → « Hôtel » → « Paramètres » → « Ce que le téléphone de la chambre peut composer » — séparément pour une chambre occupée et pour une chambre libre, trois niveaux : réception uniquement · postes internes uniquement · postes internes et ville. Les numéros d'urgence sont toujours disponibles.

• La ville est fermée par défaut pour une chambre. L'autoriser pour une chambre précise — l'interrupteur « Autoriser les appels en ville » dans la fenêtre « Téléphone de la chambre » (propriétaire ou « Téléphonie »), avec confirmation.
• Les appels sur le compte du séjour — « Hôtel » → « Paramètres » → « Appels du client sur le compte du séjour » : tarifs des destinations, frais de connexion, arrondi. Les appels sont visibles dans l'onglet « Appels », la ligne sur la facture — « Téléphone : numéro, N min ».
• Les codes clients de l'hôtel (*41 réveil, *78/*79 « ne pas déranger ») fonctionnent aussi depuis le téléphone de la chambre.

Travail de la réception : notifications, déconnexion, journal des appels#

• Nouveau téléphone. Chaque connexion envoie un message au comptoir dans le chat de travail : « Un nouveau téléphone est connecté à la chambre 101 · Android … » avec un lien vers la fenêtre de la chambre. La première heure, la ligne du téléphone porte la mention « nouveau ». Vous ne reconnaissez pas la connexion — « Déconnecter ».
• La liste des téléphones de la chambre : mode de connexion (« par code », « approuvé », « ancien QR »), échéance, « déconnexion… ».
• « Journal de la chambre » — émissions et annulations de codes, codes erronés, approbations, connexions et déconnexions avec motif. Le journal ne contient ni codes ni mots de passe.
• La demande d'un client « donnez encore un code » ne s'exécute qu'en main propre et uniquement pour les personnes séjournant sur place.

Ancienne méthode et passage à la nouvelle#

Jusqu'en octobre 2026, le QR du téléphone de la chambre servait lui-même de laissez-passer : quiconque photographiait un QR actif se connectait, et « Déconnecter » sur un seul téléphone n'empêchait pas une nouvelle connexion avec le même QR. Le passage — « Téléphones des clients » → bloc « Passage à une connexion sécurisée » :

1. Consultez les compteurs : « Connectés par l'ancien QR : N », « Connectés par code ou approbation : N » et si le PBX est prêt.
2. « Désactiver l'ancien laissez-passer QR » — les anciens QR cesseront de connecter, les téléphones déjà connectés fonctionnent jusqu'au départ.
3. Vous ne voulez pas attendre les départs — « Déconnecter les anciennes connexions (N) » et remettez des codes aux clients.

Tant que l'ancienne méthode n'est pas désactivée, elle est visible dans la fenêtre de la chambre sous le dépliant « Ancienne méthode » — sans impression. N'imprimez pas et ne laissez pas un tel QR dans la chambre.

Limitations#

• Le téléphone de la chambre — Android et iPhone uniquement, sans Windows.
• Sur iPhone, les appels entrants pour le client — uniquement tant que l'application est ouverte.
• Le délai d'accès et le refus instantané du PBX sont exécutés par le central téléphonique avec un nouveau firmware. Tant qu'il n'est pas là, la fenêtre de la chambre et « Téléphones des clients » indiquent « Le PBX n'exécute pas encore lui-même le délai d'accès » : la déconnexion est effectuée par le serveur, généralement en quelques minutes.
• Pas plus de 4 téléphones par séjour, pas plus de 30 jours à compter de la connexion.
• La réception est obligatoire dans les paramètres « Hôtel » : sans elle, le client n'a pas le bouton « Appeler la réception ».

Résolution des problèmes#

Questions fréquentes#

Peut-on simplement accrocher un QR dans le numéro et ne pas émettre de codes ?#

On peut accrocher le QR, mais sans code ni approbation, il ne connecte rien. Le mode « un seul QR suffit » n'existe plus — c'est aussi ce qui protège contre la fuite d'une photo.

Combien de téléphones une famille peut-elle connecter ?#

Par défaut 2 par séjour, dans les paramètres — de 1 à 4. Chaque téléphone reçoit son propre code.

Le client a perdu son téléphone — que faire ?#

Déconnectez ce téléphone dans la liste du numéro. S'il le retrouve — reconnectez-le avec un nouveau code : un code utilisé ne fonctionnera pas une seconde fois.

Le client a-t-il besoin d'un compte Cenaly ?#

Non. Le téléphone du numéro se connecte sans connexion et sans inscription.

Sections liées#

• Hôtel : numéros, PMS et service client
• Téléphonie : votre propre PBX
• Cenaly Phone : plusieurs places, répondeur automatique, sortie et mot de passe
• Cenaly Phone pour iPhone : prise en main
• Cenaly Phone : pourquoi il ne sonne pas