Contrôle des pertes et risques de caisse

Une remise manuelle ne veut rien dire. Vingt remises d'un même PIN sur un service de caisse quand les autres en ont trois — là, ça veut dire quelque chose.

Le contrôle des pertes se compose de deux couches. La première — le journal des opérations à risque, il répond à la question « que s'est-il passé ». La seconde — les six règles, qui répondent à la question du propriétaire « quoi surveiller ».

Journal des opérations à risque#

La caisse enregistre un fil d'événements des actions risquées, rattachés au caissier actuel (le basculement rapide par PIN est pris en compte, pas seulement celui qui est connecté sur l'appareil) :

Le fil lui-même, avec filtres par caissier et par type d'opération, se trouve dans l'onglet « Opérations à risque » de la section « Statistiques » — voir Fréquentation et récapitulatif. Il n'est pas dupliqué ici.

Le journal a une seconde jambe, côté serveur. Les opérations à risque ne sont pas seulement enregistrées par la caisse, elles sont aussi déduites par le serveur de manière autonome — à partir de l'évolution de la commande elle-même : retrait d'un article déjà envoyé en cuisine, remise manuelle, modification de prix, réouverture d'une commande clôturée, annulation après paiement, retour, modification après le pré-reçu. La caisse ne peut pas contourner cet enregistrement : il est fait du côté qui prend la commande, pas dans le navigateur.

De ces deux jambes découle une règle distincte — le « écart de journaux » : si une opération figure dans le journal de la caisse mais pas dans celui du serveur (ou l'inverse), c'est une raison de regarder de plus près — l'application a fonctionné hors ligne, le journal n'est pas remonté ou le caissier a tenté de contourner l'enregistrement. Un tel écart apparaît dans les « Risques de caisse » de l'onglet « Sous contrôle », avec les autres alertes.

Six règles#

Les règles sont calculées sur le serveur à partir du journal et des données de gestion. La fenêtre d'observation est la semaine, le « service de caisse » est approximé par le jour calendaire de l'établissement.

Pourquoi les seuils monétaires s'auto-calibrent. Une constante ne fonctionne pas ici : les comptes ont des devises différentes et des échelles de ticket différentes. C'est pourquoi les règles monétaires comparent le caissier à la médiane de tous les caissiers du même compte et ne se déclenchent qu'en cas de dépassement de trois fois cette médiane.

La médiane du prix d'achat est calculée sur des fenêtres de 30 et 90 jours, un bon de livraison — un point d'échantillonnage (un fournisseur qui découpe une livraison en cinq lignes ne décale pas la médiane cinq fois plus qu'un fournisseur honnête). Moins de trois livraisons — pas d'échantillon, la règle reste muette. La même médiane fournit le badge « +N % à la médiane » directement sur la ligne de réception — voir Stock.

Chaque alerte a un niveau (élevé/moyen), un montant à risque, un nombre d'événements et une période. Un recalcul répété ne crée pas de doublons : le même déséquilibre pour le même jour — c'est la même alerte.

Où regarder et comment configurer#

Le bloc « Risques de caisse » — dans le « Chat de travail » → « À traiter » → onglet « Sous contrôle », avec les autres tâches. Il n'y a plus de section « À surveiller » distincte dans le panneau ; l'ancienne adresse mène ici aussi. Le bouton « Traiter » mène au fil des événements.

Les seuils s'ouvrent avec l'engrenage ⚙️ dans l'en-tête de la section « Statistiques », entrée « Seuils des alertes » : elle bascule elle-même sur l'onglet « Opérations à risque » et déploie le bloc de seuils replié (l'entrée est visible par le propriétaire et le gérant). On peut aussi y accéder manuellement — onglet « Opérations à risque » → bloc de seuils. Ce qui se configure :

• le total des remises manuelles sur un service de caisse — relève le niveau : les deux conditions sont requises, le seuil et le dépassement de la médiane (la norme de remises est relative et dépend des promos) ;
• la série d'annulations sur un service de caisse — seuil de comptage ;
• l'écart de caisse — remplace la médiane : ici le propriétaire connaît sa tolérance en argent absolu ;
• les pertes au-delà de la consommation théorique, % ;
• le dépassement de la médiane du prix d'achat, %.

Un seuil vide = « pas de seuil » : la règle fonctionne à partir de la médiane (règles monétaires) ou d'une valeur par défaut conservatrice.

L'e-mail au propriétaire — selon l'abonnement. Par défaut, les alertes sont calculées et visibles dans l'admin, mais personne ne reçoit d'e-mail. L'interrupteur d'e-mail se trouve dans les mêmes réglages, et c'est voulu ainsi : un seul e-mail par exécution avec le récapitulatif des nouvelles alertes, et non un e-mail par alerte — une série d'annulations arrive généralement en paquet.

Vidéoclips des opérations à risque#

Si une caméra est connectée à la caisse via Cenaly Hardware Bridge, un court vidéoclip peut être joint à l'événement : quelques secondes avant et après l'opération.

Le réglage se fait par établissement (chaque caisse a sa propre salle et son propre angle) dans la section Matériel :

• activation (par défaut désactivée — la vidéo de la zone de caisse constitue des données personnelles, on ne peut pas l'activer en silence à la place du client) ;
• caméra de la zone de caisse à choisir dans la liste des appareils du pont ;
• nombre de secondes avant et après l'événement incluses dans le clip — par défaut 30 et 30, valeur admise de 5 à 120 secondes ;
• limite quotidienne de clips par établissement — par défaut 40, valeur admise de 1 à 200 ;
• durée de conservation du clip — par défaut 30 jours, valeur admise de 1 à 365.

Le journal est pleinement opérationnel même sans caméra — la vidéo est un complément, pas une condition.

Approbation par PIN#

Les opérations à risque peuvent être validées par l'approbation d'un responsable : le caissier demande l'action, le manager saisit son PIN, et le journal enregistre à la fois l'opération et la personne qui l'a approuvée.

Les limites de remises, de retours et d'annulations par rôle sont définies par le propriétaire dans la section Employés et créneaux ; la caisse s'appuie sur elles pour déterminer si l'opération exige une approbation par PIN.

Le contrôle ne se situe pas uniquement dans l'interface. Lorsque le reçu part vers le serveur, les limites du caissier sont recalculées — d'après son poste réel, et non d'après ce que l'application a envoyé ; un reçu avec une remise au-delà de la limite sans approbation d'un responsable n'est tout simplement pas accepté. Et la personne qui approuve doit réellement avoir le droit d'approuver : le serveur ne tient pas compte du nom ni du rôle « indiqués dans la requête ».

La réimpression d'un reçu émis passe elle aussi par un PIN et est enregistrée dans le journal.

Sections liées#

• Présence et synthèse — le fil « Opérations à risque » lui-même et l'onglet « Pression »
• Nécessite votre attention — l'onglet « Sous contrôle » du chat de travail, où se trouve le bloc « Risques de caisse »
• Caisse (POS) — rôles PIN, pré-addition, retours
• Service de caisse — rapprochement des espèces et rapport Z, d'où provient l'écart
• Stock — inventaire, pertes et badge « +N % par rapport à la médiane » à la réception
• Employés et créneaux — limites de remises, de retours et d'annulations par rôle

Questions fréquentes#

Est-ce une surveillance des employés ?#

C'est un outil de dialogue, pas de sanction. Les règles n'accusent pas — elles montrent que, chez une personne, le nombre d'opérations détonne fortement par rapport à la situation générale. Ensuite, c'est le gérant qui décide.

Pourquoi la règle ne s'est-elle pas déclenchée alors que la remise était énorme ?#

Les règles monétaires examinent le montant par service de caisse rapporté à la médiane de tous les caissiers, et non une seule opération. Si les remises importantes sont la norme pour tout l'établissement, la médiane sera élevée. Définissez un seuil explicite si vous voulez détecter des montants absolus.

Les alertes arrivent plusieurs fois pour le même cas ?#

Non. L'identifiant de l'alerte est construit à partir de la règle, de l'établissement, du caissier et de la période — un nouveau calcul donne la même alerte, et l'e-mail correspondant n'est envoyé qu'une fois.

Peut-on activer les e-mails sans activer la vidéo ?#

Oui, ce sont des réglages indépendants : les e-mails dans les seuils des règles, la vidéo dans les réglages de l'établissement, section Matériel.

Que faire si « Dépense au-dessus de la norme » s'est déclenché ?#

Comparer la consommation théorique selon les fiches techniques avec le résultat de l'inventaire : le plus souvent, la cause est une fiche technique imprécise, des sorties de marchandise pour casse non enregistrées ou des portions évaluées « à l'œil ». L'analyse se fait dans l'onglet « Pertes » de la section Stock.