Stock

La section Stock gère les stocks d'ingrédients et de produits. L'idée principale : vous décrivez une fois la composition des plats (fiches techniques), et ensuite les composants sont déduits automatiquement lors de l'exécution d'une commande — les stocks sont toujours à jour sans suivi manuel.

Ouvrir : Panneau d'administration → Stock. Onglets : Stocks, Achats, Prévisions, Pertes, Documents, Fournisseurs (pour les établissements russes, s'ajoutent Marquage, Documents d'entrée VSD pour le travail avec « Mercury » et EGAIS).

Un établissement peut avoir plusieurs entrepôts — par exemple, principal, bar et cuisine ; le sélecteur d'entrepôts se trouve en haut de la page. L'un d'eux est marqué comme entrepôt de ventes : c'est depuis celui-ci que les plats vendus sont déduits.

Stocks#

• Produit = ingrédient ou article de suivi : nom, unité de mesure, stock actuel.
• Coût de revient est calculé automatiquement — moyenne glissante sur les réceptions ; l'infobulle affiche aussi le prix du dernier achat. Au-dessus du tableau, une tuile « Valeur du stock » : combien d'argent se trouve sur les étagères en ce moment.
• Stock minimal — en cas de passage sous le seuil, la ligne est mise en évidence : il est temps d'acheter. Le propriétaire reçoit une notification push sur les stocks faibles.
• Codes-barres — un produit peut en avoir plusieurs ; la fiche se retrouve au scanner. Pour chaque article, un historique des mouvements est disponible : d'où il vient et où il est allé.
• Le stock peut passer en négatif — cela ne bloque pas les ventes, la ligne devient simplement rouge, et la prochaine réception « efface la dette ».
• Un produit peut être archivé — il disparaît de la liste, mais reste dans l'historique des documents.

Fiches techniques : déduction automatique par commandes#

Dans la fiche d'un plat (section « Menu »), on définit la composition — quels produits et en quelle quantité partent pour une portion. Lorsqu'une commande est exécutée :

• les composants de tous les articles de la commande sont déduits selon leurs fiches techniques ;
• pour les menus combo, la déduction détaille la composition de chaque plat du combo ;
• les mouvements sont visibles dans l'onglet Documents.

Pour associer rapidement les produits aux plats, il existe des suggestions IA : le système analyse le menu et propose dans quels plats le produit est utilisé — il ne reste qu'à confirmer.

Semi-finis#

Pour les préparations (sauces, pâte, bouillons), on définit une recette propre au produit. Le bouton « Production » crée un document de production : le semi-fini est réceptionné, ses composants sont déduits. Dans les fiches techniques des plats, le semi-fini s'utilise comme un produit ordinaire.

Réception#

Deux façons d'enregistrer une réception :

1. Manuellement — bouton « Réception » : choisissez les produits, quantités, prix et fournisseur. Un nouveau produit peut être créé directement dans la ligne du document, sans quitter la réception.
2. Par photo du bon de livraison — photographiez le bon de livraison : l'IA reconnaît les articles, quantités et prix et les associe à vos produits. Les lignes douteuses ne sont pas devinées en silence par le système, mais soumises à votre confirmation avec des options ; de nouveaux produits et un nouveau fournisseur peuvent être créés directement depuis le bon reconnu. Si un produit portant ce nom existe déjà dans le catalogue, la ligne indiquera qu'il y sera rattaché et recalculera la quantité dans son unité (« 2 kg » → 2000 g). Un conditionnement comme « 3 cart. × 12 l » est reconnu par le système, qui propose de recalculer en litres ou millilitres — la quantité et le prix ne changent que lorsque vous cliquez sur « Appliquer ».

Il existe aussi un troisième scénario distinct — achat auprès d'un particulier : acte d'achat avec les données du vendeur, paiement depuis un service de caisse ouvert ou plus tard, acte PDF à imprimer. S'active séparément.

Chaque réception est enregistrée dans un document lié au fournisseur — les achats apparaissent dans Finances (food cost, marge brute).

Contrôle des prix d'achat à la réception#

À la réception, chaque ligne est comparée à la médiane du prix de ce produit sur les 30 et 90 derniers jours. Si le prix est nettement plus élevé, un badge « +N % par rapport à la médiane » s'allume à côté de la ligne — le magasinier voit la hausse au moment de la réception, et non un mois plus tard dans un rapport.

Quelques détails importants :

• l'unité d'échantillonnage est le bon de livraison, et non la ligne : un fournisseur ayant divisé une livraison en cinq lignes ne décale pas la médiane cinq fois plus qu'un fournisseur honnête ;
• moins de trois livraisons — pas d'échantillon, le badge n'apparaîtra pas ;
• un écart confirmé par le magasinier est consigné dans le journal du fournisseur — l'historique des variations de prix est visible par contrepartie, et une marque apparaît dans l'onglet « Fournisseurs » ;
• la même médiane alimente la règle de risques « saut du prix d'achat » — le propriétaire la verra dans le bloc « Risques de trésorerie », voir Contrôle des pertes. Les chiffres chez le magasinier et chez le propriétaire coïncident, car ils sont calculés une seule fois et sur le serveur.

Fournisseurs#

L'onglet Fournisseurs est un mini-CRM des partenaires, et non un simple répertoire de coordonnées :

• coordonnées et contacts — raison sociale, ИНН, banque et compte, adresse ; il peut y avoir plusieurs interlocuteurs, chacun avec son rôle et ses canaux de communication, l'un étant principal. Pour chaque contact, on choisit où exactement lui envoyer la commande — champ « Envoyer via » : e-mail, WhatsApp ou Telegram. La liste ne contient que les canaux renseignés pour cette personne, il est donc impossible d'envoyer « dans le vide ». Le canal choisi est placé en premier par le système dans la fenêtre d'envoi et marqué d'une étoile, mais le système n'envoie la commande automatiquement, sans vous, que par e-mail (voir « Envoi automatique de la commande au fournisseur » ci-dessous) ;
• conditions de livraison — montant minimum de commande, délai de livraison, heure limite de la demande, délai de paiement, jours de livraison. Le système en calcule la date de réception prévue lors de la formation de la commande ;
• chronologie — notes du gestionnaire et événements automatiques : commandes, réceptions, hausses de prix enregistrées ;
• tarif du fournisseur — catalogue avec prix issus de l'une des quatre sources : fichier (xlsx, xls, docx, pdf ou photo du tarif), lien vers une boutique en ligne, catalogue d'un autre établissement Cenaly (s'il a activé chez lui le mode « Boutique du fournisseur » — voir Market) et ajout manuel d'articles. Le catalogue affiche le diff « ce qui a augmenté depuis la dernière fois », conserve l'historique des prix et permet de commander directement depuis lui, ainsi que de répéter la dernière commande. Si le tarif indique un conditionnement (« carton 12 × 0,5 l », « 6 pièces de 1,5 kg »), l'import le proposera dans une section distincte — cochez les bonnes lignes ; sans coche, le conditionnement ne change pas.

Le fournisseur est choisi lors de la saisie de la réception, ce qui permet de voir l'historique des achats pour chaque partenaire. Un fournisseur archivé est masqué de la liste, mais reste dans les documents.

Achats#

L'onglet Achats boucle le cycle « le stock a baissé — on a commandé — on a réceptionné » : vous configurez une fois les paramètres sur chaque produit, et le système surveille lui-même qu'il est temps de commander.

Paramètres sur le produit#

Dans l'éditeur de produit (section « Achats »), trois champs sont à renseigner :

• Point de commande — le stock minimum à partir duquel le produit entre dans la liste « À commander ».
• Stock cible — le niveau à atteindre lors de la commande. Le volume recommandé est calculé automatiquement comme la différence entre le stock cible et le stock actuel.
• Fournisseur par défaut — le système regroupera les produits par fournisseur lors de la création de la commande.

Section « À commander »#

Si au moins un produit est descendu sous le point de commande, un badge avec compteur apparaît sur l'onglet « Achats ». Sur l'onglet « Stocks », une bannière d'avertissement s'affiche en même temps avec un lien vers les achats.

Dans la section « À commander », les produits sont regroupés par fournisseur. Pour chaque ligne, on voit le stock actuel, le point de commande et le volume recommandé. Le volume peut être corrigé, les articles décochés. Le bouton « Créer une commande » génère une commande fournisseur pour le groupe sélectionné, et le bouton ⚡ « Générer les commandes » en tête de bloc — pour tous les groupes d'un coup.

Notifications#

Le bloc « Notifications » en haut de l'onglet détermine comment vous êtes informé qu'il est temps d'acheter :

• Push en cas de stock bas — notification au propriétaire sur son téléphone (la même application que celle qui affiche les commandes).
• Email-digest « quoi commander » — un email quotidien avec la liste des articles sous le point de commande. Le canal s'active séparément, l'adresse se renseigne dans le champ « Email pour le digest » ; vide — l'email partira sur la boîte du propriétaire.
• Seuil d'alerte de hausse de prix — de combien de pourcents le tarif fournisseur doit augmenter lors d'un réimport pour que le système prévienne. Calculé sur tout le panier du fournisseur, par défaut — 10 %.
• Envoi automatique de la commande au fournisseur par email — une fois par jour, le système génère lui-même une commande pour les articles descendus sous le point de commande. Seuls les produits avec le champ « Fournisseur préféré » renseigné entrent dans la commande, et uniquement ceux pour lesquels il n'y a pas encore de commande ouverte — le fournisseur ne recevra pas d'emails en double. La destination de la commande dépend du canal choisi pour le contact du fournisseur :
  • email — le système envoie l'email lui-même ; la commande apparaît dans la section « Commandes fournisseurs » déjà avec le statut « Envoyée » (en note — la mention auto-order), et un événement d'envoi reste dans la fiche du fournisseur ;
  • WhatsApp ou Telegram — seul un humain peut écrire le premier dans une messagerie, donc le système va au bout du travail et laisse un brouillon de commande prêt dans la section « Commandes fournisseurs » ; il vous reste à cliquer sur « Envoyer » — le canal voulu y est déjà sélectionné. Si aucun canal de communication n'est renseigné pour un fournisseur, aucune commande n'est générée pour lui — sous l'interrupteur, on voit combien de tels fournisseurs et combien de commandes partiront en brouillons.

Envoi de la commande au fournisseur#

La commande créée arrive dans la section « Commandes fournisseurs » avec le statut « Brouillon ». Le bouton « Envoyer » ouvre une modale avec le texte de la commande — il peut être modifié, puis envoyé via l'un des canaux. Si le fournisseur a plusieurs contacts, le destinataire se choisit en haut, et le canal sélectionné dans sa fiche est en premier et marqué d'une étoile :

• WhatsApp — ouvre le chat avec le numéro du fournisseur ;
• Email — ouvre le client mail avec l'email prérempli ;
• Telegram — ouvre le chat avec le compte du fournisseur ;
• copie du texte — pour envoyer par tout autre moyen ;
• « Envoyer dans Cenaly » — si le fournisseur travaille aussi sur la plateforme, la commande lui parvient à l'intérieur du système, sans messageries.

Après l'envoi, le statut passe à « Envoyée ». Si vous avez envoyé hors système, vous pouvez cliquer manuellement sur « Envoyée ». Ensuite, la commande passe par les statuts « Confirmée » → « Partiellement réceptionnée » → « Réceptionnée » ; celles en retard par rapport à la date prévue sont mises en évidence.

Réception de la commande#

Le bouton « Réceptionner » ouvre le formulaire de réception standard avec les produits et quantités préremplis depuis la commande. Les quantités et prix réels peuvent être corrigés — le catalogue fournisseur sera mis à jour aussi. On n'a pas tout livré ? Réceptionnez une partie et cliquez plus tard sur « Réceptionner le reste » pour le solde. Après réception complète, le statut de la commande devient « Réceptionnée ». La commande peut être annulée — le statut passera à « Annulée ».

Opérations de stock avancées#

Toutes les opérations manuelles sur le stock sont accessibles via le menu « + Opérations » dans le coin supérieur droit de la page.

Sortie de stock#

« Opérations » → « Sortie de stock » — diminution manuelle des Stocks. Vous pouvez indiquer plusieurs Produits pour une même opération. Le motif de sortie est obligatoire :

Remboursement au fournisseur#

« Opérations » → « Remboursement au fournisseur » — formalise le retour d'un Produit précédemment réceptionné. Sélectionnez le fournisseur, indiquez les Produits et les quantités. Les Stocks diminuent, le document est enregistré avec un lien vers le tiers.

Transfert entre Établissements#

« Opérations » → « Transfert » — transfert de Produits vers un autre entrepôt : aussi bien entre les entrepôts d'un même Établissement (de la cuisine vers le bar) qu'entre Établissements. Sélectionnez le destinataire, ajoutez des lignes avec les Produits et les quantités. Le système crée automatiquement une paire de documents : une sortie chez l'expéditeur et une Réception chez le destinataire.

Inventaire#

« Opérations » → « Inventaire » — recomptage des Stocks par un assistant en trois étapes :

1. Périmètre — ce que l'on compte : tout l'entrepôt, uniquement les Produits destinés à la vente ou uniquement les matières premières. Une feuille de comptage inachevée peut être reprise plus tard.
2. Saisie du réel — pour chaque Article, on voit la quantité attendue, on saisit la quantité réelle et l'écart s'affiche immédiatement. Recherche par nom, Code-barres et PLU, le brouillon est enregistré automatiquement — vous pouvez compter en plusieurs fois.
3. Feuille des écarts — le bilan : excédents et manquants, triés par montant et non par ordre alphabétique.

Le bouton « Valider » (disponible pour le propriétaire et le manager) enregistre un document de correction et aligne les Stocks.

Réévaluation et étiquettes#

« Opérations » → « Réévaluation » recalcule les Prix de vente du Catalogue à partir du prix d'achat selon une marge définie, avec arrondi ; vous pouvez activer la réévaluation automatique directement lors de la Réception. « Impression d'étiquettes » imprime les étiquettes de Prix et les étiquettes de stock — sur une feuille via une Imprimante ou sur une imprimante thermique via le Pont Matériel.

Le Prix sur l'étiquette est celui que la Caisse appliquera : le Prix de l'Article issu du Catalogue (avec le Prix de l'Établissement, s'il est défini). Si dans ce magasin le Produit doit coûter autrement, dans la fiche de stock cliquez sur « Définir son propre prix… » et indiquez le motif — ce Prix sera repris à la fois par l'étiquette (un « * » apparaîtra sur le Prix) et par la Caisse, tandis que la vitrine en ligne restera au Prix du Catalogue. Retirer son propre prix — un seul bouton au même endroit. Si des fiches contiennent encore des Prix issus de l'ancien champ « Prix pour l'étiquette », la fenêtre d'impression affichera leur nombre et un bouton « Traiter » : pour chacun, vous pouvez reprendre le Prix du Catalogue, conserver le vôtre avec un motif ou l'enregistrer dans le Catalogue.

Pertes : où est passée la différence#

L'onglet « Pertes » répond à une question invisible ni dans les ventes ni dans les Réceptions : entre deux Inventaires, il est sorti de l'entrepôt plus que ce qui a été vendu. La consommation sur le cycle se décompose en trois parties :

C'est précisément la troisième ligne qui constitue les pertes : fiche technique imprécise, portions « à l'œil », détérioration non validée ou vol. Il faut l'analyser à la lumière des deux premières : sans elles, impossible de distinguer « on a consommé plus que la norme » de « on a sorti en détérioration ».

Mention honnête : une correction manuelle de Stock à l'intérieur d'un cycle conserve une valeur absolue et non un delta ; une partie du « non expliqué » est donc en réalité expliquée par la main de l'opérateur — ces documents sont comptés séparément et affichés à côté.

Un dépassement des pertes par rapport à la consommation théorique de plus qu'un pourcentage défini déclenche la règle « consommation au-dessus de la norme » — voir Contrôle des pertes.

Prévision de la demande et plan de préparation#

L'onglet « Prévision » transforme l'historique des ventes en plan pour demain : combien de plats seront vendus ce jour de la semaine, ce qu'il faut en préparer (avec l'éclatement des fiches techniques et l'échéance « pour quelle heure »), ce qu'il faut commander au fournisseur et ce qui risque de manquer avant la fin de la journée.

En détail — Prévision de la demande.

Produits au poids et étiquettes#

Produits au poids. Un Produit peut se mesurer en kilogrammes/litres plutôt qu'en pièces : Stocks, fiches techniques et sorties sont tenus dans ces mêmes Unités. Si des balances sont connectées à la Caisse via le Pont Matériel, le poids est renseigné automatiquement — aussi bien à la Réception que lors de la vente d'un plat avec un Prix au poids (cantine, cuisine). Le réglage du Prix au poids se fait dans la fiche du plat, voir Caisse (POS).

Étiquettes pour le rayon. Pour les Produits, des étiquettes de stock sont imprimées avec le Code-barres, le nom, le Prix et la date de péremption : si une durée de conservation en jours est définie pour le Produit, la date d'expiration est calculée comme la date d'impression plus la durée. Ce n'est pas la même chose que les stickers de Commande, — ceux-ci sont imprimés par la cuisine, voir Impression en cuisine et en salle.

Marquage « Chestny ZNAK » (Russie)#

Pour les établissements russes, l'entrepôt dispose d'un onglet « Marquage » — la gestion des codes « Chestny ZNAK » pour les 15 catégories soumises au marquage. L'onglet comporte cinq sections :

• Réception — accepter les codes au scanner ou charger la facture électronique UPD en XML : le système l'analyse, associe les articles du fournisseur à votre nomenclature (l'association est mémorisée — inutile de la confirmer une seconde fois) et enregistre les codes en stock. Un code absent de la facture est signalé honnêtement comme un écart, il ne passe pas silencieusement.
• Fûts — mise en perce d'un fût par son code, déduction du volume au débit et retrait avec indication du motif (vide, sortie, remboursement). Le code du fût n'est pas inséré dans le reçu de caisse : sinon le premier verre sortirait tout le fût du circuit.
• Codes — registre de tous les codes : statut, documents de réception et de sortie, date limite de consommation, résultat de la vérification de référence dans le système de marquage.
• Tâches — ce qu'il reste à transmettre à « Chestny ZNAK », avec export du document à déposer dans votre espace personnel et clôture de la tâche par le numéro de reçu. Le nombre de tâches ouvertes est visible par un badge directement sur le bouton de la section.
• Journal — le fil de toutes les vérifications, exports et dépôts.

La sortie de codes ne se saisit pas uniquement à la main : la vente est reflétée depuis le reçu de caisse (et survit au hors ligne — elle partira dès le retour de la connexion), et la sortie de matières premières marquées vers un plat est calculée selon la fiche technique. Un emballage ouvert est comptabilisé en fraction et terminé avant qu'un autre ne soit ouvert.

L'onglet peut être désactivé via la carte « Chestny ZNAK » dans la boutique d'extensions, mais il est activé par défaut : le marquage est une obligation légale, pas une option supplémentaire.

L'alcool se gère dans l'onglet voisin « EGAIS » : réception des lettres de voiture, sorties et stocks selon les données de votre UTM — le module se connecte comme un appareil ordinaire dans le pont matériel.

Ce qu'il faut pour démarrer#

• Section « Entrepôt » — activée par défaut ; à partir de 30 produits et plus, le système proposera lui-même de la mettre en place.
• Fiches d'ingrédients et de produits avec unités de mesure et conditionnement.
• Fiches techniques des plats — sans elles, la déduction automatique à la vente ne fonctionnera pas.
• Prix d'achat — sinon le coût de revient, le food cost et le menu engineering ne seront pas calculés.
• Droits : la réalisation de l'inventaire est accessible au propriétaire et au gérant.
• Pont et imprimante d'étiquettes — pour les étiquettes de préparations et les étiquettes de prix.

Limitations#

• L'analytique d'entrepôt fonctionne sur le périmètre AWS. Sur la marque russe, les fonctions sur bases analytiques sont indisponibles — la parité est ouverte en tâche.
• Les stocks négatifs sont autorisés volontairement : la réception « pardonne » le passage en négatif au lieu de bloquer la vente.
• Pas de gestion par lots ni de FEFO dans les stocks. Le FEFO n'existe que dans le marquage (quel emballage ouvert terminer) et n'influence pas les quantités.
• Pas de conversions automatiques d'unités — les grammes et les kilogrammes sont décrits par le conditionnement de la fiche, et non recalculés à la volée.
• Les fiches techniques des variantes et des suppléments ne sont pas prises en compte : c'est la composition du plat de base qui est déduite.
• Pas d'inventaire mobile avec scanner sur téléphone.
• La commande automatique au fournisseur selon le stock minimum n'est pas faite — la prévision des besoins existe, la commande automatique non.
• L'e-mail récapitulatif des achats n'est pas envoyé, les notifications arrivent dans le chat et en push.
• EGAIS et « Chestny ZNAK » sont des spécificités russes : les onglets n'apparaissent que pour les établissements dont le pays est « Russie » ; l'échange en direct avec GIS MT via API n'est pas connecté (le dépôt est semi-manuel), et le périmètre de test FS RAR via EGAIS n'est pas validé. VetIS (Mercury) fonctionne sur des mocks — la clé d'accès à l'API n'a pas été obtenue.

Dépannage#

Le stock n'a pas été déduit après la vente. Le plat n'a pas de fiche technique, ou une variante/un supplément a été vendu — leur composition n'entre pas dans la déduction.

Le stock est passé en négatif. C'est voulu : le système ne bloque pas la vente, le négatif sera comblé par la prochaine réception.

Le coût de revient est vide. Les prix d'achat des ingrédients ne sont pas renseignés — sans eux, ni le food cost ni la matrice de menu engineering ne se construisent.

Je ne vois pas les onglets de marquage ou d'alcool. Ils n'apparaissent que si l'établissement est situé en Russie.

L'inventaire ne se lance pas. La réalisation est accessible au propriétaire et au gérant, les autres rôles n'ont que la consultation.

Je ne reçois pas l'e-mail sur les achats. Il n'y a pas d'e-mail récapitulatif ici — les notifications sur les pénuries et les dates limites partent dans le chat de travail et en push.

Sections liées#

• Prévision de la demande — plan de préparations, brouillon d'achat et risque « épuisé à 19:00 »
• Contrôle des pertes — règles « consommation supérieure à la norme » et « bond du prix d'achat »
• Menu engineering — que faire d'un plat une fois son coût de revient connu
• Finances — achats, food cost et marge brute
• Commandes — l'exécution d'une commande déclenche la déduction
• Menu QR — plats et menus combinés auxquels sont liées les fiches techniques
• Multi-établissement — plusieurs établissements : stocks, documents et transferts sont tenus séparément pour chaque établissement
• Boutique — le stock du produit est visible par l'acheteur en vitrine : « il en reste peu » ou le nombre exact

Questions fréquentes#

Faut-il obligatoirement tenir des fiches techniques pour tous les plats ?#

Non. Commencez par les articles les plus vendus — ajoutez les autres progressivement. Les plats sans fiche technique ne déduisent simplement pas les stocks.

Que se passe-t-il en cas d'annulation d'une commande ?#

La déduction est liée à l'exécution de la commande : les commandes annulées ne touchent pas aux stocks.

Dans quelles langues les bons de livraison sont-ils reconnus ?#

L'AI gère les bons de livraison courants dans les principales langues de la région (géorgien, russe, anglais, etc.). Après la reconnaissance, vous vérifiez toujours le résultat avant de confirmer.

Peut-on gérer le stock sur plusieurs établissements ?#

Oui, les stocks et les documents sont tenus séparément pour chaque établissement — sélectionnez l'établissement en haut de la page.

Comment envoyer une commande à un fournisseur qui n'a pas WhatsApp ni Telegram ?#

Renseignez l'email dans la fiche du fournisseur — le bouton Email sera disponible dans la fenêtre d'envoi. Le texte de la commande peut aussi être copié et envoyé par tout moyen qui vous convient.

Peut-on réaliser un inventaire sur une partie seulement des produits ?#

Oui. À la première étape de l'assistant, vous choisissez la portée — tout le stock, uniquement les produits à vendre ou uniquement les matières premières ; à l'intérieur, il y a une recherche par nom, code-barres et PLU. Les lignes que vous laissez vides ne modifieront pas le stock : seules les valeurs saisies sont enregistrées. Un inventaire inachevé peut être repris plus tard — le brouillon est enregistré automatiquement.