Anlagevermögen und Hardware

Technik im Betrieb lebt meist in irgendjemandes Kopf und in der Korrespondenz: Wer das zweite Terminal hat, wem das Notebook zugeordnet ist, wie alt der alte Kühlschrank ist und mit welchem Wert er noch in der Berichterstattung steht. Der Bereich „Anlagevermögen“ ist ein Register alles dessen, was dem Unternehmen gehört – mit zwei Dingen, die es in einer Tabelle im Messenger nicht gibt: einer verantwortlichen Person und der Abschreibung – getrennt für die Buchhaltung und getrennt für die Steuer.

Öffnen: Admin-Panel → Anlagevermögen (admin.cenaly.com/assets).

Worum es in diesem Bereich geht#

Im Register gibt es eine Entität – den Anlagegegenstand –, die eine Art hat: Hardware, Telefon, Computer, Fahrzeug, Möbel, Räumlichkeit, immaterielle Vermögenswerte (Programme, Lizenzen, Rechte) oder Sonstiges. Die allgemeinen Felder sind für alle Arten gleich – Bezeichnung, Marke und Modell, Serien- und Inventarnummer, Menge, Standort, materiell verantwortlicher Mitarbeiter, Zustand, Notiz und Ereignisverlauf –, während bei Telefon, Fahrzeug und Computer ein eigener Block „Pass“ hinzukommt: Nebenstelle und SIP-Login, Kennzeichen und VIN, Netzwerkname und Betriebssystem. Es gibt fünf Zustände: Entwurf · In Betrieb · Stillgelegt · In Reparatur · Ausgeschieden; der Entwurf ist ein Gegenstand ohne Datum der Inbetriebnahme: Er ist bereits im Register, wird aber nicht abgeschrieben und erscheint nicht in der Aufstellung.

Was für den Start nötig ist#

Es muss nichts installiert werden: Der Bereich läuft im Browser, und der Etikettendruck ebenfalls – über den normalen Druckdialog.

Schritt 1. Einen Gegenstand anlegen#

Die Schaltfläche „＋ Anlagevermögen hinzufügen“ öffnet die Karte. Sie öffnet sich so, wie es für Sie am bequemsten ist – als Fenster, als Panel oder im Vollbild (die Auswahl wird gespeichert) –, und ihre Dichte ist eine Benutzereinstellung: „minimal“ lässt nur die Felder, ohne die sich ein Gegenstand nicht anlegen lässt, „vollständig“ zeigt alle Abschnitte auf einmal.

Drei Felder verdienen eine Erläuterung. „Menge“ – für eine gleichartige Partie auf einem Frachtbrief: Zehn gleiche Stühle müssen nicht als zehn Karten angelegt werden. „Wie erhalten“ – „Kauf“, „Miete / Leasing“, „Einlage des Eigentümers“, „Schenkung“, „Eigene Herstellung“, „Inventurüberschuss“; das Feld beschreibt die Herkunft, und wie diese in der Buchhaltung anzusetzen ist, entscheiden die Richtlinien. „Kosten (ohne MwSt.)“ – die Anschaffungskosten ohne erstattungsfähige MwSt.: Genau diese werden zur Abschreibungsbasis, die Vorsteuer wird separat erfasst.

Schritt 2. In Betrieb nehmen#

Solange ein Gegenstand kein Datum der Inbetriebnahme hat, ist er ein Entwurf. Die Inbetriebnahme ist auf zwei Wegen möglich: über das Feld „In Betrieb genommen“ in der Karte oder über den Punkt „In Betrieb nehmen“ im Menü „Aktionen“ der Zeile – dann wird der heutige Tag zum Datum.

In diesem Moment wird dem Gegenstand automatisch eine Inventarnummer der Form INV-000001 zugewiesen, falls Sie keine eigene vergeben haben; ab dem Datum der Inbetriebnahme wird die Abschreibung berechnet – ab demselben oder ab dem folgenden Monat, wie in der Richtlinie angegeben. Die Inbetriebnahme lässt sich nicht rückgängig machen: Löschen lässt sich nur ein Entwurf. Ein Gegenstand, der in Betrieb war, wird nicht gelöscht, sondern ausgeschieden – sein Verlauf bleibt im Register erhalten, und in der Aufstellung wird er wahrheitsgemäß als ausgeschieden ausgewiesen.

Schritt 3. Rechnungslegungsgrundsätze und länderspezifische Regeln#

Derselbe Einkauf lebt in zwei Büchern nach unterschiedlichen Regeln, deshalb gibt es in der Karte zwei Abschnitte. Bilanzierung – „Ansatz“ („Anlagevermögen (aktivieren)“ oder „Sofort abschreiben (geringwertig)“), „Methode“ („Linear“, „Degressiv“, „Wird nicht abgeschrieben“), „Nutzungsdauer“ in Monaten, „Restwert“, „Beschleunigungsfaktor“, „Beginn der Abschreibung“ („Ab dem Monat nach der Inbetriebnahme“ oder „Ab dem Monat der Inbetriebnahme“), „Gruppe“.

Steuerliche Rechnungslegung – „Abschreiben“, „Sofort abschreiben“ oder „Nicht abzugsfähig“; „Abschreibungsgruppe / Pool“, „Methode“, Dauer oder „Jahressatz, %“, Start, „Abschreibungsprämie, %“ aus den länderspezifischen Optionen und „Notiz des Buchhalters“.

Das muss nicht von Hand ausgefüllt werden: die Schaltfläche „Nach länderspezifischen Regeln belegen“ nimmt das Land des Standorts, die Art und den Wert des Gegenstands und füllt beide Grundsätze aus, und unter den Feldern wird erklärt, warum genau so. Die „Nutzungsdauer“ ist mit einem Sternchen markiert und verpflichtend, solange der Ansatz „aktivieren“ lautet und die Methode nicht „Wird nicht abgeschrieben“ ist: ohne Dauer lässt sich die Abschreibung nicht berechnen, und die Karte wird nicht gespeichert – klicken Sie auf „Nach länderspezifischen Regeln belegen“, tragen Sie die Dauer selbst ein oder wählen Sie „Sofort abschreiben“/„Wird nicht abgeschrieben“. Wenn sich die Karte beim Speichern nicht geschlossen hat, setzt sie den Cursor selbst auf das leere Feld. Liegt der Wert nicht über der Steuerschwelle, wird der Gegenstand sofort in beiden Büchern abgeschrieben (die Schwelle ist einschließlich: ein Wert gleich der Schwelle geht ebenfalls in den Aufwand). Es wird nichts stillschweigend eingetragen – nur auf Klick.

Die länderspezifischen Regeln sind eine Voreinstellung, keine Unterschrift des Buchhalters: das letzte Wort hat Ihre Fachkraft, und für deren Notizen gibt es im Steuerabschnitt ein eigenes Feld.

Schritt 4. Abschreibung für den Monat und Journal für den Buchhalter#

Der Tab „Abschreibung“ hat zwei Achsen: „Monat“ und „Buch“ („Bilanzierung“ oder „Steuer“). In der Tabelle ist je Gegenstand in Betrieb „Beginn“, „Methode“, „Für den Monat“ (mit dem Vermerk „Prämie“ oder „sofort abgeschrieben“), „Angesammelt“ und „Restwert“ zu sehen, und unten „Gesamt“ – je Währung getrennt.

Zwei Schaltflächen übergeben dasselbe an den Buchhalter – „Journal des Monats herunterladen (JSON)“ und „CSV herunterladen“ –, und das ist kein Tabellenexport, sondern das gesamte Journal des Monats im Format von Buchungssätzen, im selben Format, in dem die Lohnabrechnung ihre Dokumente übergibt:

Beim Steuerbuch enthält das Journal nur die Abschreibung – die übrigen Vorgänge sind dort eigene und werden außerhalb unseres Bereichs berechnet.

Bewegungsnachweis für den Zeitraum#

Der Tab „Nachweis“ beantwortet die Frage „Was war zu Beginn da, was ist hinzugekommen, was ist abgegangen, was ist geblieben“. Sie geben „Von“ und „Bis“ an, wählen das Buch – und sehen je Gegenstand den Wert und die angesammelte Abschreibung zu Beginn, den Zugang (Inbetriebnahme und Modernisierung), den Abgang, die im Zeitraum verrechnete Abschreibung, den Bestand zum Ende und den Restwert; darunter „Gesamt“ nach Währungen.

Unter der Gesamtsumme stehen in eigenen Zeilen die Posten, die nicht in die Bilanz eingehen: „Sofort abgeschrieben (unter der Aktivierungsschwelle)“ und „Reparatur im Zeitraum“. Endet der Zeitraum mit dem letzten Monat, ist der Nachweis genau die Bestände zum Datum für den Anhang zur Bilanz; die Schaltfläche „CSV herunterladen“ übergibt ihn als Datei. In den Nachweis gelangen Gegenstände, die bis zum Ende des Zeitraums in Betrieb genommen und bis zu dessen Beginn nicht abgegangen sind – ist er leer, liegt es meist daran und nicht an einer Störung.

Modernisierung und Reparatur#

Der Punkt „Modernisierung / Reparatur…“ im Zeilenmenü (oder die Schaltfläche „Modernisierung oder Reparatur hinzufügen“ in der Karte) öffnet das Fenster „Modernisierung oder Reparatur“. Das Feld „Was wurde gemacht“ unterscheidet zwei Fälle, und der Unterschied ist grundlegend:

Danach folgen „Datum der Fertigstellung“, „Kosten (ohne USt.)“, „Vorsteuer“, bei der Modernisierung zusätzlich „Dauer verlängern um, Mon.“ (leer – die Dauer ändert sich nicht, der Rest verteilt sich auf die verbleibenden Monate), „Was genau gemacht wurde“, „Auftragnehmer“ und „Dokumentnummer“. Die Schaltfläche ist „Speichern“.

Sonderfälle sind so gelöst: die Modernisierung eines bereits vollständig abgeschriebenen Gegenstands ohne Verlängerung der Dauer wird im Monat des Zugangs abgeschrieben, und eine vor Beginn der Abschreibung durchgeführte geht in die Anschaffungskosten ein; in der Karte erscheint die Zeile „Wert mit Modernisierung“, und die Spalte „Wert“ im Register zeigt den Wert mit Modernisierungen bis zum laufenden Monat. Wo genau die Grenze zwischen Reparatur und Modernisierung liegt – entscheidet der Buchhalter, das Fenster rät nicht: in Polen beginnt die steuerliche Modernisierung ab 10 000 zł pro Jahr, in Georgien wird die Reparatur im Rahmen von 5 % des Gruppensaldos abgezogen.

Abgang#

Der Punkt „Abgang …“ öffnet das Fenster „Abgang von Anlagegut“: „Abgangsdatum“, „Grund“ („Verkauft“, „Abgeschrieben“, „Verloren“, „Gestohlen“, „Übergeben“, „An den Vermieter zurückgegeben“), „Verkaufserlös (ohne USt.)“ beim Verkauf und „Notiz“. Die Schaltfläche ist „Ausbuchen“. Danach bleibt der Gegenstand als graue Zeile im Register, die Abschreibung endet mit dem Monat des Abgangs, und im Monatsjournal erscheint der Abgangsvorgang mit Verlust oder Ertrag.

Etiketten mit QR und Inventur#

Die Schaltfläche „🏷 Etiketten“ über dem Register druckt Aufkleber 58×40 mm für alle gefilterten Gegenstände mit Inventarnummer; der Punkt „Etikett drucken“ im Zeilenmenü druckt ein einzelnes. Auf dem Aufkleber stehen QR, die große Inventarnummer, die Bezeichnung, der Standort und die verantwortliche Person.

Der QR führt zur Karte dieses Gegenstands in Ihrer Admin-Oberfläche (/assets/?asset=<id>): Beim Rundgang durch die Räume öffnet das Telefon die Karte per Scan, ohne Suche nach der Nummer. Der Link funktioniert nur mit Anmeldung und Zugriff auf den Bereich, und auf dem Aufkleber selbst steht nichts, was nicht am Gegenstand sichtbar wäre. Der Druck läuft über den normalen Browserdialog und passt daher sowohl auf einen Etikettenthermodrucker als auch auf einen gewöhnlichen Drucker im Modus „An Seite anpassen“; zum Drucker selbst siehe Hardware.

Telefone und Hardware — mit einem Klick#

Eine umgekehrte Übernahme findet nicht statt: Die Telefonliste in „Telefonie“ bleibt abgeleitet aus den Registrierungen an der TK-Anlage, und das Anlageregister bleibt das, was ein Mensch angelegt hat. Kameras und noch nicht eingerichtete („erkannte“) Geräte werden so nicht angelegt.

Einschränkungen#

• Eine Inventur als Dokument gibt es noch nicht. QR-Etiketten und der Rundgang damit sind vorhanden, ein Protokoll „laut Register / laut Bestand“ mit Abweichungen aber noch nicht.
• Die Buchungen sind eine Datei zum Herunterladen. Das Monatsjournal wird als JSON und CSV ausgegeben; ein Buchungskern, der es automatisch übernehmen würde, ist noch nicht angebunden — die Buchhaltung importiert die Datei selbst.
• Pool-Systeme werden näherungsweise berechnet. In Großbritannien, Kasachstan und Georgien berechnet das Gesetz die Abschreibung jährlich nach Pool, der Bereich jedoch je Gegenstand monatlich: Im Jahr der Anschaffung wird der Satz dadurch zu niedrig angesetzt.
• Das Paket für Kasachstan ist teilweise abgeglichen (OF-Klassifikator, Übergang der Bilanzen auf das neue Steuergesetzbuch, Jahrespool), und für Länder ohne eigenes Paket wird das allgemeine nach IFRS for SMEs hinterlegt — beides kennzeichnet die Karte als Voreinstellung, die der Bestätigung durch die Buchhaltung bedarf.
• Monat, Zeitraum und Buch landen nicht in der Adresse. Im Link lebt nur der Tab (?tab=) — einer Kollegin einen Link direkt auf „Mai, Steuerbuch“ zu schicken, ist nicht möglich.
• Gleichzeitige Bearbeitung aus zwei Tabs. Auf cenaly.com und cenaly.com ist der Eintrag bedingt: Der unterlegene Tab liest das Register neu ein und wiederholt die Änderung. Auf cenaly.ru ist der Eintrag unbedingt — bearbeiten Sie das Register von einer Stelle aus.
• Steuerberichte reicht der Bereich nicht ein. Er berechnet die Abschreibung und gibt Buchungen aus; Erklärungen, Vermögensteuer und Kfz-Steuer bleiben bei der Buchhaltung.
• Beträge — in ganzen kleineren Währungseinheiten (Kopeken, Tyin; der Yen hat keine Stellen, der Dinar drei). Bruchteile einer Kopeke werden nicht gespeichert, die Monatssummen stimmen mit der Datenbank überein.

Fehlerbehebung#

Häufige Fragen#

Worin unterscheidet sich „Anlagevermögen“ von „Lager“?#

Lager — für Vorräte, die verbraucht werden: Lebensmittel, Produkte, Verpackung. „Anlagevermögen“ — für Dinge, die jahrelang genutzt werden und schrittweise an Wert verlieren: Technik, Möbel, Maschinen, Räume, Programme. Ein Einkauf fällt entweder in das eine oder in das andere, aber nicht in beide.

Braucht man eine Buchhalterin oder einen Buchhalter, um das zu nutzen?#

Um das Register zu führen und Etiketten zu drucken — nein. Um eine Richtlinie zu unterzeichnen und strittige Fälle zu entscheiden (Modernisierung oder Reparatur, aktivieren oder abschreiben) — ja: Die Schaltfläche für die Länderregeln liefert eine Voreinstellung, kein Gutachten einer Fachkraft.

Was ist mit kleiner Technik wie einem Wasserkocher oder Router?#

Nichts Besonderes: Wenn der Wert nicht über der Länderschwelle liegt, setzt die Schaltfläche für die Regeln in beiden Büchern automatisch „Sofort abschreiben (geringwertig)“. In der Aufstellung sind solche Einkäufe als separate Zeile unter der Summe sichtbar und gehen nicht in die Bilanz ein.

Wie übergibt man die Daten an die Buchhaltung?#

Tab „Abschreibung“ → „Monatsjournal herunterladen (JSON)“ oder „CSV herunterladen“: Dort steht der ganze Monat — Erfassung, Modernisierung und Reparatur, Abschreibung und Abgang mit fertigen Rechnungen. Die Aufstellung für den Zeitraum wird über eine eigene CSV im Tab „Aufstellung“ exportiert.

Wird gemietetes und geleastes Anlagevermögen berücksichtigt?#

Sie können es anlegen: Im Feld „Wie erhalten“ gibt es „Miete / Leasing“, und bei der Rückgabe — den Abgangsgrund „An den Vermieter zurückgegeben“. Ob ein solcher Gegenstand in der Bilanz anzusetzen und abzuschreiben ist, entscheidet die Buchhaltung mit den Richtlinien der Karteikarte — eine automatische Auslegung von Mietverträgen gibt es im Bereich nicht.

Verwandte Bereiche#

• App-Shop — wo die Karteikarte „Anlagevermögen und Hardware“ aktiviert wird
• Hardware: Was wird angeschlossen und Cenaly Hardware Bridge — woher die Schaltfläche „🧰 Ins Anlagevermögen“ kommt
• Telefonie: eigene TK-Anlage — Telefonapparate und die Schaltfläche „Ins Anlagevermögen“ in der Karteikarte des Apparats
• Etiketten und Druck von Zeichen — der Etikettendrucker, auf dem die Aufkleber gedruckt werden
• Lager — Vorräte und Verbrauchsmaterialien, im Unterschied zum Anlagevermögen
• Kunden und Geschäftspartner — woher der Lieferant vorgeschlagen wird
• Mitarbeitende und Schichten — wer als materiell verantwortlich eingesetzt werden kann
• Finanzen — Umsatz, Kosten und Gewinn des Standorts, und Dokumente — Akte und Verträge zu Kauf und Abschreibung
• Datenexport — Export des Kontos als ein Archiv