Matériel et équipements

Le matériel d'un établissement vit généralement dans la tête de quelqu'un et dans les échanges de messages : qui détient le deuxième Terminal, à qui est attribué l'ordinateur portable, quel âge a le vieux réfrigérateur et combien il est encore valorisé dans les états financiers. La section « Matériel » est un registre de tout ce que possède l'entreprise, avec deux choses absentes d'un tableau dans une messagerie : la personne responsable et l'amortissement — séparément pour la comptabilité et séparément pour l'impôt.

Ouvrir : Panneau d'administration → Matériel (admin.cenaly.com/assets).

De quoi s'agit-il#

Le registre comporte une seule entité — l'article de matériel — qui possède un type : Matériel, téléphone, ordinateur, véhicule, mobilier, local, immobilisations incorporelles (logiciels, licences, droits) ou autre. Les champs communs sont identiques pour tous les types — nom, marque et modèle, numéro de série et numéro d'inventaire, quantité, Établissement, collaborateur responsable, état, note et historique des événements — tandis que le téléphone, le véhicule et l'ordinateur ajoutent leur propre bloc « Passeport » : poste supplémentaire et identifiant SIP, numéro d'immatriculation et VIN, nom sur le réseau et système d'exploitation. Il existe cinq états : Brouillon · En service · Inutilisé · En réparation · Sorti ; le brouillon est un article sans date de mise en service : il figure déjà dans le registre, mais n'est pas amorti et n'apparaît pas dans l'état.

Ce qu'il faut pour démarrer#

Rien à installer : la section fonctionne dans le navigateur, et l'impression des étiquettes aussi — via la boîte de dialogue d'impression habituelle.

Étape 1. Créer un article#

Le bouton « ＋ Ajouter du matériel » ouvre la fiche. Elle s'ouvre comme vous préférez — en fenêtre, en panneau ou en plein écran (le choix est mémorisé), et sa densité est un paramètre utilisateur : « minimale » ne laisse que les champs sans lesquels l'article ne peut pas être créé, « complète » affiche toutes les sections d'un coup.

Trois champs méritent une explication. « Quantité » — pour un lot homogène sur un même bordereau : dix chaises identiques n'ont pas besoin de dix fiches. « Mode d'obtention » — « Achat », « Location / leasing », « Apport du propriétaire », « Donation », « Production propre », « Excédent d'inventaire » ; le champ décrit l'origine, et les politiques déterminent comment la reconnaître en comptabilité. « Coût (hors TVA) » — le coût d'origine hors TVA récupérable : c'est lui qui devient la base d'amortissement, la TVA en amont étant enregistrée séparément.

Étape 2. Mettre en service#

Tant qu'un article n'a pas de date de mise en service, il est brouillon. La mise en service peut se faire de deux manières : par le champ « Mis en service » dans la fiche, ou par l'élément « Mettre en service » du menu « Actions » de la ligne — la date devient alors celle du jour.

À ce moment, un numéro d'inventaire de la forme INV-000001 est attribué automatiquement à l'article, si vous n'en avez pas défini un vous-même ; l'amortissement est calculé à partir de la date de mise en service — dès le même mois ou à partir du mois suivant, selon ce qui est indiqué dans la politique. La mise en service est irréversible : seul un brouillon peut être supprimé. Un article qui a été en service n'est pas supprimé, mais sorti — son historique reste dans le registre et il figure honnêtement comme sorti dans l'état.

Étape 3. Politiques comptables et règles du pays#

Un même achat vit dans deux livres selon des règles différentes, c'est pourquoi la fiche comporte deux sections. Comptabilité — « Reconnaissance » (« Immobilisation (capitaliser) » ou « Passer en charge immédiatement (faible valeur) »), « Méthode » (« Linéaire », « Amortissement dégressif », « Non amortissable »), « Durée d'utilité » en mois, « Valeur résiduelle », « Coefficient d'accélération », « Début de l'amortissement » (« À partir du mois suivant la mise en service » ou « Dès le mois de mise en service »), « Groupe ».

Comptabilité fiscale — « Amortir », « Passer en charge immédiatement » ou « Non déductible » ; « Groupe / pool d'amortissement », « Méthode », durée ou « Taux annuel, % », début, « Prime d'amortissement, % » parmi les options du pays et « Note du comptable ».

Pas besoin de remplir cela à la main : le bouton « Appliquer les règles du pays » reprend le pays de l'établissement, le type et la valeur du bien et remplit les deux politiques, en expliquant sous les champs pourquoi il en est ainsi. La « Durée d'utilité » est marquée d'un astérisque et obligatoire tant que la reconnaissance est « capitaliser » et que la méthode n'est pas « Non amortissable » : sans durée, impossible de calculer l'amortissement, et la fiche ne s'enregistrera pas — cliquez sur « Appliquer les règles du pays », saisissez la durée vous-même ou choisissez « Passer en charge immédiatement »/« Non amortissable ». Si la fiche ne se ferme pas à l'enregistrement, elle place elle-même le curseur sur le champ non rempli. Si la valeur ne dépasse pas le seuil fiscal, le bien est passé en charge immédiatement dans les deux livres (le seuil est inclusif : une valeur égale au seuil passe aussi en charge). Rien n'est appliqué silencieusement — uniquement sur clic.

Les règles du pays sont une valeur par défaut, non la signature d'un comptable : le dernier mot revient à votre spécialiste, et ses annotations disposent d'un champ dédié dans la section fiscale.

Étape 4. Amortissement du mois et journal pour le comptable#

L'onglet « Amortissement » comporte deux axes : « Mois » et « Livre » (« Comptabilité » ou « Fiscalité »). Le tableau indique pour chaque bien en service « Début », « Méthode », « Pour le mois » (avec la mention « prime » ou « passé en charge immédiatement »), « Cumulé » et « Résiduelle », et en bas « Total » — séparément par devise.

Deux boutons transmettent la même chose au comptable — « Télécharger le journal du mois (JSON) » et « Télécharger le CSV » — et il ne s'agit pas d'un export de tableau, mais du journal complet du mois au format d'écritures comptables, identique à celui utilisé par la paie pour ses documents :

Le livre fiscal ne comporte dans le journal que l'amortissement — ses autres opérations lui sont propres et sont calculées en dehors de notre périmètre.

État des mouvements sur la période#

L'onglet « État » répond à la question « que restait-il au début, qu'est-ce qui est entré, qu'est-ce qui est sorti, que reste-t-il ». Vous définissez « Du » et « Au », choisissez le livre — et pour chaque bien vous voyez la valeur et l'amortissement cumulé au début, les entrées (mise en service et modernisation), les sorties, l'amortissement de la période, le solde à la fin et la valeur résiduelle ; en dessous — le « Total » par devise.

Sous le total figurent sur des lignes distinctes les éléments qui n'entrent pas au bilan : « Passé en charge immédiatement (sous le seuil de capitalisation) » et « Réparations de la période ». Si la période se termine au dernier mois, l'état constitue les soldes à la date pour l'annexe au bilan ; le bouton « Télécharger le CSV » le fournit sous forme de fichier. L'état inclut les biens mis en service avant la fin de la période et non sortis avant son début — s'il est vide, c'est généralement la raison, et non une panne.

Modernisation et réparation#

L'élément « Modernisation / réparation… » du menu de la ligne (ou le bouton « Ajouter une modernisation ou une réparation » dans la fiche) ouvre la fenêtre « Modernisation ou réparation ». Le champ « Ce qui a été fait » distingue deux cas, et la différence est fondamentale :

Ensuite — « Date d'achèvement des travaux », « Coût (hors TVA) », « TVA en amont », et pour la modernisation encore « Prolonger la durée de, mois » (vide — la durée ne change pas, le solde se répartira sur les mois restants), « Ce qui a été fait précisément », « Prestataire » et « Numéro du document ». Le bouton — « Enregistrer ».

Les cas limites sont traités ainsi : la modernisation d'un bien déjà entièrement amorti sans prolongation de durée est passée en charge le mois d'entrée, et celle réalisée avant le début de l'amortissement entre dans le coût initial ; une ligne « Valeur avec modernisation » apparaît dans la fiche, et la colonne « Valeur » du registre affiche la valeur avec les modernisations jusqu'au mois en cours. Où se situe exactement la frontière entre réparation et modernisation — c'est le comptable qui décide, la fenêtre ne devine pas : en Pologne, la modernisation fiscale commence à partir de 10 000 zł par an, en Géorgie la réparation est déductible dans la limite de 5 % du solde du groupe.

Sortie#

L'option « Sortie… » ouvre la fenêtre « Sortie d'immobilisation » : « Date de sortie », « Motif » (« Vendu », « Mis au rebut », « Perdu », « Volé », « Transféré », « Restitué au bailleur »), « Produit de la vente (hors TVA) » pour une vente et « Note ». Le bouton est « Retirer ». Ensuite, l'élément reste dans le registre sous forme de ligne grisée, l'amortissement s'arrête au mois de la sortie, et une opération de sortie avec perte ou gain apparaît dans le journal du mois.

Étiquettes avec QR et inventaire#

Le bouton « 🏷 Étiquettes » au-dessus du registre imprime des vignettes 58×40 mm pour tous les éléments filtrés disposant d'un numéro d'inventaire ; l'option « Imprimer l'étiquette » du menu de ligne en imprime une seule. Sur la vignette figurent un QR, le grand numéro d'inventaire, le nom, l'établissement et le responsable.

Le QR mène à la fiche de cet élément dans votre administration (/assets/?asset=<id>) : lors d'une ronde dans les locaux, le téléphone ouvre la fiche par scan, sans recherche par numéro. Le lien ne fonctionne qu'une fois connecté avec un accès à la section, et la vignette elle-même ne contient rien qui ne soit visible sur l'élément. L'impression passe par la boîte de dialogue habituelle du navigateur, elle convient donc aussi bien à une imprimante thermique d'étiquettes qu'à une imprimante classique en mode « à la taille de la page » ; pour l'imprimante elle-même, voir le matériel.

Téléphones et matériel — en un clic#

Aucune substitution inverse ne se produit : la liste des téléphones dans « Téléphonie » reste dérivée des enregistrements sur le PBX, et le registre des immobilisations reste ce que l'humain a créé. Les caméras et les appareils pas encore configurés (« détectés ») ne se créent pas ainsi.

Limitations#

• L'inventaire en tant que document n'existe pas encore. Les étiquettes avec QR et les rondes associées existent, mais le procès-verbal « selon le registre / selon le terrain » avec écarts n'existe pas encore.
• Les écritures sont un fichier à télécharger. Le journal du mois est fourni en JSON et CSV ; le cœur comptable qui le reprendrait automatiquement n'est pas encore connecté — le comptable importe le fichier lui-même.
• Les systèmes par pool sont calculés de façon approximative. Au Royaume-Uni, au Kazakhstan et en Géorgie, la loi calcule l'amortissement par année et par pool, alors que la section le fait par élément et par mois : l'année d'acquisition, cela minore le taux.
• Le pack Kazakhstan est vérifié partiellement (classificateur des immobilisations, transition des bilans vers le nouveau code des impôts, pool annuel), et pour les pays sans pack propre, le pack général selon les IFRS for SMEs est appliqué — dans les deux cas, la fiche le signale comme une valeur par défaut nécessitant la confirmation du comptable.
• Le mois, la période et le livre n'apparaissent pas dans l'adresse. Seul l'onglet figure dans le lien (?tab=) — impossible d'envoyer à un collègue un lien pointant directement sur « mai, livre fiscal ».
• Modification simultanée depuis deux onglets. Sur cenaly.com et cenaly.com, l'enregistrement est conditionnel : l'onglet perdant relit le registre et répète la modification. Sur cenaly.ru, l'enregistrement est inconditionnel — modifiez le registre depuis un seul endroit.
• La section ne dépose pas de déclarations fiscales. Elle calcule l'amortissement et fournit les écritures ; les déclarations, l'impôt sur les immobilisations et la taxe sur les véhicules restent à la charge du comptable.
• Les montants sont en unités mineures entières de la devise (kopecks, tyiyn ; le yen n'a pas de décimales, le dinar en a trois). Les fractions de kopeck ne sont pas stockées, les totaux mensuels concordent avec la base.

Dépannage#

Questions fréquentes#

Quelle est la différence entre « Matériel » et « Stock » ?#

Stock concerne les réserves qui se consomment : denrées, produits, emballages. « Matériel » concerne ce qui sert pendant des années et perd de la valeur progressivement : matériel informatique, mobilier, véhicules, locaux, logiciels. Un même achat va soit dans l'un, soit dans l'autre, mais pas dans les deux.

Faut-il un comptable pour l'utiliser ?#

Pour tenir le registre et imprimer les étiquettes — non. Pour signer la politique et trancher les cas litigieux (modernisation ou réparation, immobiliser ou passer en charge) — oui : le bouton des règles du pays donne une valeur par défaut, pas l'avis d'un spécialiste.

Que faire du petit matériel comme une bouilloire ou un routeur ?#

Rien de particulier : si le coût ne dépasse pas le seuil du pays, le bouton des règles met lui-même « Passer en charge immédiatement (faible valeur) » dans les deux livres. Dans la balance, ces achats apparaissent sur une ligne distincte sous le total et n'entrent pas au bilan.

Comment transmettre les données au comptable ?#

Onglet « Amortissement » → « Télécharger le journal du mois (JSON) » ou « Télécharger le CSV » : tout le mois y est — mise en service, modernisation et réparation, amortissement et sortie avec les factures prêtes. La balance de la période s'exporte dans son propre CSV depuis l'onglet « Balance ».

Le matériel loué et en leasing est-il pris en compte ?#

Vous pouvez le créer : le champ « Comment obtenu » propose « Location / leasing », et en cas de restitution, le motif de sortie « Restitué au bailleur ». C'est au comptable de décider, via les politiques de la fiche, si un tel élément doit être reconnu au bilan et amorti — la section n'interprète pas automatiquement les contrats de location.

Sections liées#

• Boutique d'applications — où l'on active la fiche « Matériel et équipement »
• Matériel : ce qui se connecte et Cenaly Hardware Bridge — d'où vient le bouton « 🧰 Vers le matériel »
• Téléphonie : votre propre standard — les postes téléphoniques et le bouton « Vers le matériel » dans la fiche du poste
• Étiquettes et impression de badges — l'imprimante d'étiquettes sur laquelle les autocollants sont imprimés
• Stock — réserves et consommables, par opposition aux immobilisations
• Clients et contreparties — d'où le fournisseur est suggéré
• Employés et créneaux — qui peut être désigné responsable du matériel
• Finances — chiffre d'affaires, coûts et bénéfice de l'établissement, et Documents — procès-verbaux et contrats d'achat et de mise au rebut
• Export des données — export du compte dans une seule archive