Erster Tag: Dienstleistungen und B2B

Bei einem Dienstleistungsunternehmen kommt der Kunde auf einem von zwei Wegen: Entweder bucht er einen Termin (Studio, Nachhilfelehrer, Werkstatt, Servicezentrum) oder er hinterlässt eine Anfrage, nach der die Korrespondenz, der Kostenvoranschlag und die Rechnung beginnen (Agentur, Anwälte, Buchhalter, Beratung, Auftragnehmer). Welcher Weg bei Ihnen der Hauptweg ist, bestimmt sowohl den Geschäftstyp als auch die Checkliste für den ersten Tag.

Format	Geschäftstyp	Kundenweg	Was von Anfang an enthalten ist
Terminbuchung (Studio, Nachhilfelehrer, Servicezentrum, Massage)	Dienstleistungen mit Terminbuchung	Leistung → freier Slot → Besuch	Termine, Mitarbeiter, Finanzen, Kunden
B2B und professionelle Dienstleistungen (Agentur, Anwälte, Buchhalter, Auftragnehmer)	professionelle Dienstleistungen	Anfrage → Lead → Rechnung → Abschlussdokumente	Mitarbeiter, Finanzen, Kunden, Dokumente, Websites

Terminbuchung und B2B nutzen gemeinsame Module der Plattform. Die Terminbuchung hat ein eigenes Modell für Spezialisten, Räume und Hardware, Serien und zusammengesetzte Besuche; B2B vereint Geschäftspartner, Dokumente und Abrechnungen. Für eine Klinik ist das administrative Preset „Klinik“ vorgesehen, und für den Unterricht mit festen Gruppen ein eigener Typ „Bildung“. Die Besonderheiten des Reparaturauftrags und der stundenweisen Projektabrechnung sind in den Einschränkungen unten beschrieben.

Was für den Start nötig ist#

Ein beliebiger Computer mit Browser. Sowohl das Terminjournal als auch die Geschäftspartnerkarte mit Rechnung sind gewöhnliche Seiten der Admin-Oberfläche. Es muss nichts installiert werden.
Die Telefonnummer des Kunden – wenn Sie Online-Termine oder Anfragen von der Website annehmen: Sowohl Termine als auch Formulare öffnen sich im Browser.
Eine eigene Website ist nicht erforderlich. Der Standort hat eine öffentliche Seite auf einer Subdomain; wenn bereits eine Website existiert, werden die Widgets mit einer Codezeile darauf eingebunden – Meine Website.
Kasse und Drucker – optional. Wenn Sie vor Ort bezahlen, ist die Kasse die Webseite /pos im Browser (Kasse (POS)), der Druck erfolgt über die Bridge Cenaly Hardware Bridge. Bei beiden Typen von Dienstleistungsunternehmen ist die Kasse standardmäßig ausgeschaltet – aktivieren Sie sie im App-Store.
Online-Akquiring – nur für konkrete Aufgaben: die Anzahlung bei der Online-Terminbuchung und die Bezahlung einer Rechnung per Link. Die Anforderung einer Anzahlung wird dem Kunden nur dann angezeigt, wenn für Land und Währung des Standorts ein aktiver Zahlungsanbieter verbunden ist – Zahlung.

Gemeinsames Grundgerüst des ersten Tages#

Registrierung, Standort, Geschäftstyp, Sprachen und Abonnement sind für alle Formate gleich – sie sind im Hub Erster Tag: Wählen Sie den Geschäftstyp beschrieben. Wählen Sie danach Ihre Checkliste.

Checkliste: Terminbuchung#

Geeignet für ein Studio, einen Nachhilfelehrer, eine Werkstatt, ein Servicezentrum – für alle, bei denen der Kunde die Zeit eines Spezialisten oder eines Raums in Anspruch nimmt. Der Arbeitsbildschirm ist Admin-Oberfläche → Termine (admin.cenaly.com/appointments).

Leistungen im Katalog. Name, Preis und Dauer – sie wird in den Termin übernommen. Dort ebenfalls: Puffer nach dem Besuch, wie viele Kunden die Leistung gleichzeitig annehmen kann (Gruppenkurse), welchen Spezialisten sie zur Verfügung steht, eigene Anzahlungsbedingung, „nach N Tagen wiederholen“. Ohne mindestens eine Leistungsposition wird die Online-Terminbuchung nicht angezeigt.
Spezialisten und Ressourcen. Fügen Sie Spezialisten unter Mitarbeiter hinzu, weisen Sie Leistungen und Zeitpläne zu; ein Login ist optional. Räume und Geräte legen Sie separat als Terminressourcen an und geben dann die Anforderungen der Leistung an. Die Verfügbarkeit von Spezialist, Raum und Hardware wird gemeinsam geprüft.
Zeitpläne. Wochenplan, tägliche Pausen, Urlaub und Krankheit, einmalige Tage für ein konkretes Datum (freier Tag oder besondere Zeiten). Ein einmaliger Tag hat Vorrang vor dem Wochenplan.
Öffnungszeiten. Zahnrad des Journals → „Termineinstellungen“: der Zeitrahmen für den gesamten Standort auf einmal.
Der erste Termin von Hand und Durchlauf durch die Status: neu → bestätigt → „im Behandlungsstuhl“ → abgeschlossen, plus Absage und Nichterscheinen. Besuchsmarkierungen sind nicht früher als 15 Minuten vor Beginn verfügbar.
Online-Terminbuchung. In Ihrem Schaufenster, als Widget auf Ihrer Website und im Telegram-Bot des Standorts. Das Widget übernimmt die Vorauswahl von Leistung und Spezialist – so entsteht ein Link-Landingpage für eine konkrete Richtung. Alle Termine laufen in einem Journal zusammen; von der Website kommende sind mit einem Badge markiert.
Erinnerungen. Telegram: Bestätigung und Erinnerungen 24 und 2 Stunden vorher mit den Schaltflächen „Ich komme“ und „Absagen“; E-Mail: eine Bestätigungsmail mit dem Link „Termin verwalten“ (Verschiebung und Absage ohne Passwort und App). Ausführlich – Terminjournal.
Anfragen in einer Liste. Der Bereich „Anfragen“ (admin.cenaly.com/leads) sammelt Online-Termine, Rückrufe, Anfragen von Website-Formularen und Antworten aus Popups in einem Strom – mit Zeitraum, Suche, Filter „nur unbearbeitete“ und CSV-Export. Der Bereich ist lesend: Der Status wird im jeweiligen Fachbereich geändert, es gibt keine zweite Wahrheit darüber. Dasselbe Panel gibt es als Tab „Anfragen“ des Contact-Centers – Chat mit Gästen.
Kunden. Die Kundenkarte mit Besuchsverlauf und dem Link „Letzten Termin wiederholen“ – Kunden. Bei „Dienstleistungen mit Terminbuchung“ ist das Verzeichnis von Anfang an enthalten.
Abonnements – Leistungspakete: N Besuche, vorausbezahltes Guthaben oder ein Abonnement mit regelmäßiger Aufladung. Die Schaltfläche „🎟️ Abonnements“ im Journal.

Was an Geräten nötig ist: ein Computer oder Tablet. Das ist alles. Was man ehrlich aufschieben kann: Kasse und Lager, Finanzberichte, Anzahlungen, Rundschreiben, eine eigene Domain.

Checkliste: B2B — Anfrage, Rechnung, Dokumente#

Geeignet für Agenturen, Juristen, Buchhalter, Auftragnehmer — alle, bei denen ein Geschäft in der Korrespondenz lebt und mit Dokumenten abgeschlossen wird. Der Arbeitsbildschirm ist Admin-Panel → Betrieb → „Unternehmen und Rechnungen“ (admin.cenaly.com/counterparties).

Angaben des Verkäufers — zuerst. Tab „Angaben des Verkäufers“: juristische Person (es können mehrere sein), Bankkonten, Unterzeichner, Briefkopf, E-Mail und Telefonnummern. Ohne das erscheint die Rechnung ohne Ihre Seite.
Erste Karte des Geschäftspartners. Natürliche Person oder Organisation — ein Kartentyp. Der Satz der Angaben und ihre Prüfung (Format, Prüfsummen) werden nach Land eingespielt: eigene Profile gibt es für Georgien, Russland, Kasachstan, Großbritannien, Australien, Neuseeland, die VAE, Zypern, Griechenland, Spanien, Portugal, Kroatien, Polen, Rumänien und die Türkei — insgesamt 15 plus ein Ersatzprofil für die übrigen Länder. Auch die Bankfelder sind länderspezifisch (IBAN, Sort Code, BSB, Abrechnungskonto mit BIK). Das Land wird aus dem vollständigen Verzeichnis gewählt.
Kontakte und Verantwortlicher. Ansprechpartner mit Rollen und Kanälen (Telefon, E-Mail, Telegram, WhatsApp), Kennzeichen „Hauptkontakt“ und „Empfänger der Dokumente“; verantwortlicher Manager aus dem Mitarbeiterverzeichnis mit dem serverseitigen Filter „Meine“.
Leistungskatalog mit Preisen. Die Positionen des Dokuments stammen aus dem Katalog — Preis, Steuer und Rabatt setzt das Dokument selbst ein, statt sie von Hand einzugeben.
Erster Verkauf. Die Schaltfläche „Verkauf“ führt durch den Assistenten: Angebot → Rechnung → Abschlussdokumente. Typen und Bezeichnungen der Dokumente, Nummerierungsmaske, Mehrwertsteuermodus und Betrag in Worten — aus dem Länderprofil. Fertiges Dokument: PDF, Versand per E-Mail, Stornierung mit Begründung.
Vertrag. Assistent mit vier Schritten: Vorlage → Parteien und Unterzeichner → Bedingungen (Zahlungsziel, Kreditlimit, Prozentsatz der Vorauszahlung und Rabatte, Mindestbestellung, Laufzeit) → Vorschau. Danach — Entwurf, Ausstellung, Kennzeichnung „unterzeichnet“ mit Upload des Scans, Kündigung. Aktive Bedingungen sind als Hinweis im Kopf der Karte sichtbar.
Gegenseitige Abrechnungen. Saldo, Verzug und älteste Frist, Operationsverlauf, Erfassung einer Zahlung, Zuordnung zu Dokumenten — als Warteschlange oder punktuell zu einer konkreten Rechnung, Rücknahme von Zuordnungen. Standortberichte: Fälligkeitsanalyse der Forderungen, Zahlungsregister, Versandregister — mit CSV-Export.
Dokumente des Unternehmens. Bereich „Dokumente“ (admin.cenaly.com/documents) — der zweite, nicht primäre Kreis: freie Textdokumente mit Seitenlayout, Kopf- und Fußzeilen und Seitenzahlen, Tabellen „wie in Excel“, hochgeladene Dateien, übergreifende Textsuche, Vorlagen mit Platzhaltern, Gültigkeitsfristen mit Erinnerungen und Kenntnisnahme durch Mitarbeiter. Ausführlich — Dokumente.
Website und Anfragen. Öffentliche Seite des Standorts oder Ihre Website mit Widgets: Kontaktformular, Rückruf, Chat, Pop-ups mit Formular und Quiz — Website-Baukasten, Meine Website, Rückruf, Kampagnen zur Einbindung. All das fließt in „Anfragen“ zusammen, und bei jeder Anfrage ist sichtbar, woher sie kam: Oberfläche, Seite, Kampagnen-Tags, Übergangsklasse und Gerät.
KI-Analyse der Anfrage. Eine eingefügte E-Mail, ein Gesprächstranskript oder ein PDF werden in einen Entwurf des Verkaufs umgewandelt: Geschäftspartner, Positionen aus dem Katalog, Bedingungen — mit einer Konfidenzbewertung je Position. Das Modell arbeitet nur mit Ihren Daten: Alles, was im Katalog und in den Karten nicht gefunden wurde, landet unter „Nicht erkannt“ und als Aufgabe beim Manager. Ein Dokument auf diesem Weg ausstellen — nicht möglich, nur ein Entwurf.
Zugriff. ⚠️ „Unternehmen und Rechnungen“ ist ein Bereich des Inhabers: Ein Mitarbeiter mit eigenem Login erhält eine Ablehnung. Planen Sie das vorab, wenn nicht der Inhaber die Verkäufe übernimmt.

Was an Geräten nötig ist: ein Computer. Ein Drucker — nur, wenn Sie Rechnungen auf Papier drucken. Was sich ehrlich aufschieben lässt: Bankauszüge, wiederkehrende Rechnungen, Mahnwesen, EDI, Kasse.

Was es für Dienstleistungsunternehmen noch nicht gibt#

Eine direkte Liste, damit Sie nicht nach einer Schaltfläche suchen, die es nicht gibt.

Was fehlt	Was es stattdessen gibt
Zeiterfassung und Abrechnung nach Stunden	eine Leistung mit Preis im Katalog und eine Rechnung nach tatsächlichem Aufwand
Projektverwaltung (Projekte, Phasen, Projektrentabilität)	Aufgaben in der Karte des Geschäftspartners und ein Aufgabenboard der Schicht
Arbeitsauftrag eines Servicecenters: Diagnose, Ersatzteile, Reparaturstatus	Termin für den Empfang und Dokumente zum Geschäft
Eigener Status einer Anfrage im Bereich „Anfragen“	Der Status stammt aus der Quelle — Reservierungen, Termine, Anrufvermerke

Was sich aufschieben lässt#

Bankauszüge — Import eines Auszugs zum Abrechnungskonto mit Analyse der Operationen und Zuordnung zu Geschäftspartnern; nötig, wenn es viele Zahlungen gibt.
Wiederkehrende Rechnungen — Ausstellungsplan, Journal, Pause; für Abonnementverträge.
Erinnerungen und Mahnwesen — Digest, E-Mails bei Verzug, Ablauf von Angeboten und Verträgen.
EDI. Für russische Standorte gibt es den Dokumentenaustausch über Saby (SBIS): Eingänge werden zu CRM-Dokumenten, die eigene Rechnung wird an Saby gesendet, die Signatur bleibt dort. Wird über eine Karte im App-Store verbunden.
KSeF (polnische elektronische Rechnungen) — nur für Polen und nur im AWS-Kreis: auf cenaly.ru gibt es die Panels nicht.
KI-gestütztes Ausfüllen von Dokumentvorlagen — funktioniert im AWS-Kreis; beim russischen Brand sind die KI-Schaltflächen im Dokumenteneditor ausgeblendet.
Finanzberichte — Finanzen. Verkäufe, Einkäufe, Kassenschichten und Nachfrageanalysen werden im internationalen und im russischen Kreis unterstützt. Beginnen Sie nach den ersten Vorgängen; ein leerer Zeitraum und ein Fehler beim Laden der Daten sind verschiedene Situationen.
Eigene Telefonanlage und Anrufaufzeichnungen — Telefonie: Ein Anruf mit verknüpfter Nummer landet von selbst im Verlauf der Karte des Geschäftspartners.
Eigene Domain — Eigene Domain.

Fehlerbehebung#

Im Panel gibt es keinen Bereich „Termine“. Das Journal ist für die Typen „Schönheitssalon“, „Terminbasierte Dienstleistungen“ und „Bildung“ verfügbar. Prüfen Sie den Standorttyp, die Aktivierung des Bereichs und die Rechte des Mitarbeiters. „Professionelle Dienstleistungen“ nutzen das B2B-Szenario; für die Arbeit nach Zeit wählen Sie „Terminbasierte Dienstleistungen“.

Ein Mitarbeiter kann „Unternehmen und Rechnungen“ nicht öffnen. Das ist so vorgesehen: Der Bereich ist nur für den Kontoinhaber verfügbar. Für den Mitarbeiter bleiben „Anfragen“, „Kunden“ und „Dokumente“ im Umfang seiner Rolle — Mitarbeiter und Schichten.

Die Rechnung wird ohne Verkäuferangaben ausgegeben. Füllen Sie den Tab „Verkäuferangaben“ aus: juristische Person, Bankkonto, Unterzeichner. Die Angaben fließen im Moment der Ausstellung in die Dokumentenkopie ein.

Die Angaben des Geschäftspartners werden nicht geprüft. Das bedeutet, dass das ausgewählte Land kein eigenes Profil für Angaben hat und die Karteikarte nach der Ersatzregel funktioniert: Die Felder sind frei, Prüfsummen werden nicht berechnet.

In „Anfragen“ erscheint der gelbe Hinweis „Zeilen könnten fehlen“. Einer der Kanäle hat auf das Lesen nicht geantwortet (zum Beispiel ist die Erweiterung nicht verbunden). Das ist eine ehrliche Warnung und keine leere Liste: Anfragen aus den übrigen Kanälen sind in der Liste vorhanden.

Die KI-Auswertung der Anfrage hat den falschen Entwurf erstellt. Das Modell denkt sich nichts aus: Es gleicht den Text mit Ihrem Katalog und den Karteikarten ab. Prüfen Sie, ob die Dienstleistung im Katalog und der Geschäftspartner im Verzeichnis vorhanden ist; Nicht Erkanntes kommt als Aufgabe zum Manager.

Häufige Fragen#

Sind Dienstleistungen und B2B ein separates Produkt?#

Das sind Geschäftsprofile auf gemeinsamen Modulen. Termine umfassen Spezialisten, Räume und Hardware, B2B dagegen Geschäftspartner, Dokumente und Verrechnungen. Die Wahl des Profils fügt keine Krankenakte, keinen Reparaturauftrag oder stundenbasierte Projektabrechnung hinzu.

Kann man Termine und Rechnungen gleichzeitig führen?#

Ja. Der Geschäftstyp legt nur die Standardeinstellungen fest: Wählen Sie „Terminbasierte Dienstleistungen“ und aktivieren Sie „Dokumente“ und „Unternehmen und Rechnungen“ — der zweite Bereich ist ohnehin für alle Typen standardmäßig aktiviert.

Wer kann eine Rechnung ausstellen?#

Nur der Kontoinhaber: Der Bereich „Unternehmen und Rechnungen“ ist allein für ihn verfügbar.

In welchen Ländern funktionieren die Dokumentenformulare?#

Fünfzehn Länder haben eigene Angabensätze, Dokumentenbezeichnungen, Nummerierungsmasken und Mehrwertsteuermodi; für die übrigen funktioniert das Ersatzprofil — das Dokument wird ausgegeben, aber ohne länderspezifische Prüfungen.

Kann man die Zahlung einer Rechnung online annehmen?#

Die Zahlung per Link wird unterstützt, und die Zahlungsquittung fließt in die Automatisierung des Standorts ein. Erforderlich ist ein verbundener Zahlungsanbieter für Ihr Land und Ihre Währung — Zahlung.

Funktioniert all das mit einer russischen Marke?#

Termine, Anfragen, Geschäftspartner, Dokumente, Verrechnungen, Finanzberichte und Lifecycle-Kampagnen unterstützen den russischen Kontur. KSeF und die KI-Befüllung von Dokumenten haben eigene Cloud-Einschränkungen; prüfen Sie die Verfügbarkeit des jeweiligen Moduls.