Premier jour : hôtel, maison d'hôtes

Hôtel, maison d'hôtes, appartements et auberge fonctionnent sur un PMS intégré : des étages au lieu de salles, des chambres et des lits au lieu de tables, un folio (addition client) au lieu d'un reçu ponctuel. Ce n'est pas un produit séparé, mais un profil de configuration de l'établissement : avec le type de business « hôtel », le panneau bascule lui-même la terminologie et ouvre les sections nécessaires.

Ouvrir : la section « Chambres » — c'est la même section que « Plan de salle » chez un restaurant (admin.cenaly.com/tables), renommée pour l'hôtel. Elle s'ouvre dans l'éditeur de plan d'étages ; le board de travail des chambres s'active avec le bouton « 🛏️ Chambres » dans l'en-tête, et c'est aussi par lui que vous revenez au plan. À côté — les boutons « Types de chambres », « Tarifs », « 🔌 PMS » et, pour les établissements russes, « 🛂 Enregistrement migratoire ». Il n'existe pas d'adresse du type /hotel ou /pms dans le panneau — ne la cherchez pas.

Ce qu'il faut pour démarrer#

• N'importe quel ordinateur ou tablette à la réception. Le board des chambres, le planning et l'enregistrement sont des pages ordinaires du panneau d'administration dans le navigateur. Aucun « terminal hôtelier » dédié n'est nécessaire.
• Le téléphone du client. Le QR dans la chambre ouvre le menu, les demandes de service et « Mon addition » dans le navigateur — le client n'installe pas d'application.
• Imprimante de reçus — en option, via le pont. L'impression passe par Cenaly Hardware Bridge — un service pour Windows ou Linux (Cenaly Hardware Bridge). ⚠️ À noter : le départ ne génère pas de reçu fiscal — il clôture le folio par un règlement ; le reçu, si nécessaire, est émis séparément à la caisse.
• L'acquisition en ligne — pas pour le premier jour. À l'étape de réservation directe depuis le site, aucun prépaiement n'est collecté ; le paiement a lieu chez vous. L'acquisition sera nécessaire plus tard, pour les paiements sur la vitrine — Paiement.
• Internet. Nécessaire, mais une coupure de connexion n'arrête pas la caisse — Si internet disparaît.

Cadre général du premier jour#

L'inscription, l'établissement, le type de business, les langues et l'abonnement sont identiques pour tous les formats — ils sont décrits dans le hub Premier jour : choisissez votre type de business. Ensuite vient la partie hôtelière.

Checklist : mini-hôtel et maison d'hôtes#

L'objectif du premier jour est d'installer un client dans le système et de voir son addition.

1. Étages et chambres. L'éditeur de plan fonctionne comme un plan de salle (Plan de salle), sauf que les salles s'appellent des étages et les éléments « Chambre » et « Lit » (pour les auberges et les dortoirs). Pas besoin de les créer une par une : le bouton « + Ajouter des chambres » crée une plage (par exemple 201–230, jusqu'à 500 chambres à la fois) avec un préfixe facultatif, un aperçu en direct « N seront créées · M étages » et une liste des chambres déjà existantes qui seront ignorées. La même étape est proposée par l'assistant d'intégration lors du choix du type « hôtel ».
2. Types de chambres. Bouton « Types de chambres » : nom (Standard, Deluxe…), tarif hôtelier de base par nuit et capacité. Le type est attribué à une chambre dans le panneau de propriétés du plan, et le tarif hôtelier y est repris dans le formulaire d'arrivée — il peut être redéfini pour un séjour précis.
3. Fuseau horaire de l'établissement — vérifiez-le maintenant. La nuit est facturée automatiquement après 03:00 selon l'heure de votre établissement ; si le fuseau est mal indiqué, la nuit « basculera » à un autre moment de la journée. Le fuseau se règle dans les paramètres de l'établissement.
4. Taxe de séjour, si vous en avez une : pourcentage du tarif hôtelier avec un montant minimum par nuit ou montant fixe par nuit. Elle est ajoutée au folio sur une ligne distincte.
5. Première arrivée. Le formulaire demande le plan tarifaire et le prix par nuit (préremplis depuis le type de chambre) et la fiche client : téléphone, e-mail, document, nationalité, date de naissance, notes. La date de départ n'est pas nécessaire à cette étape — l'arrivée « à la volée » reste ouverte jusqu'au départ, et les dates figurent dans la réservation. Si le client est déjà venu, le système affiche le badge « client fidèle ». À l'arrivée, un folio s'ouvre.
6. Ce qui s'accumule dans le folio. Chaque nuit passée (le jour d'arrivée n'est pas facturé deux fois), la taxe de séjour, les commandes passées depuis la chambre par QR, ainsi que les opérations manuelles en caisse sur l'addition de la chambre : débit, frais de service, remise, dépôt, transfert d'articles entre additions. Le solde est visible sur la fiche de la chambre et dans la liste des additions ouvertes sur la caisse.
7. Départ. Il clôture le folio en un seul règlement et passe la chambre en « À nettoyer » ; sur le tableau des tâches du créneau apparaît la tâche « Nettoyage de la chambre N après départ ». ⚠️ L'addition de la chambre est clôturée par la réception, au moment du départ — la caisse ne propose pas de bouton de clôture pour les additions de chambre.
8. Statuts de chambre — six : libre, occupée, à nettoyer, nettoyage, vérifiée, hors service. Les arrivées futures ne sont pas indiquées par le statut de la chambre : elles vivent sous forme de réservations et sont visibles sur le planning, donc une chambre réservée pour la semaine prochaine reste vendable aujourd'hui.
9. Planning. Le sélecteur de vue sur la même page — un calendrier sur 21 jours : barres de réservations et de séjours en cours par chambre. Une réservation peut aussi se créer sans passer par là : sélectionnez une chambre sur le plan des étages — dans ses propriétés, le bloc « Réservations de la chambre » et le bouton « 📅 Réserver une chambre » ouvrent le même formulaire avec les dates. Une réservation de chambre, c'est toujours une paire de dates, au minimum une nuit ; il n'existe pas de réservation à l'heure pour une chambre, comme pour une table de restaurant — ni sur le « Plan de salle », ni dans le panneau de salle de la caisse. L'arrivée sur réservation se fait dans une seule fenêtre : le bouton « Installer » sur le tableau des chambres, dans la liste des réservations et dans le panneau de salle de la caisse ouvre la même fenêtre d'arrivée. L'arrivée anticipée et le départ tardif, s'ils sont activés dans « Types de chambres » → « Arrivée et départ », se cochent directement dans le formulaire de réservation — plus de détails dans Hôtel.
10. Rôles. Pour la réception — le poste « réception », pour la femme de chambre — « femme de chambre » (elle a son propre espace de travail sans caisse) : Employés et créneaux.

Ce qu'il faut comme appareils : un ordinateur à la réception. Ce que l'on peut honnêtement reporter : les plans tarifaires et le calendrier des prix, les canaux de vente, les rapports, la comptabilité migratoire (si les clients sont uniquement locaux).

PMS, facturation nocturne et import iCal sont pris en charge dans les deux environnements. Indiquez le fuseau horaire de l'hôtel et vérifiez la synchronisation des calendriers. Le paiement, les connexions OTA actives et les nouveaux écrans ont leurs propres conditions de disponibilité.

Checklist : appartements et vente via les canaux#

Objectif du premier jour — éviter que les mêmes dates soient vendues deux fois.

1. Plans tarifaires. Un gestionnaire à côté du répertoire des types : restauration (chambre seule, petit-déjeuner, demi-pension, tout inclus), tarifs dérivés (« petit-déjeuner = base +15 % »), prix selon le nombre de personnes avec tranches d'âge enfants et lit d'appoint, majorations selon les jours de la semaine, restrictions de vente (minimum et maximum de nuits, fenêtre de réservation, interdiction d'arrivée ou de départ certains jours), politique d'annulation (flexible, non remboursable, pénalité à la première nuit, pourcentage ou fixe), canaux de vente (tous / directs uniquement / OTA uniquement) et code d'accès entreprise.
2. Calendrier des prix et blocages de vente. Prix et interdiction de vente sur des dates précises, modification en masse « tarif × période », prévisualisation du prix final. ⚠️ Le calendrier prime sur le tarif hôtelier saisi à la réception — c'est voulu ; et pour un plan tarifaire avec son propre prix, les saisons ne s'appliquent pas du tout (les saisons sont une solution de repli pour ceux qui n'utilisent pas les plans).
3. Saisonnalité — niveau simple. Si les plans ne sont pas encore nécessaires : des périodes avec un prix distinct pour un type de chambre ou pour toutes les chambres à la fois.
4. Vente d'un type de chambre, pas d'un objet précis. Ces réservations restent non attribuées et retiennent un quota (combien de chambres de ce type sont vendues à une date), et la chambre physique est choisie via le bouton d'attribution — manuellement ou automatiquement. Le bloc des réservations non attribuées s'affiche juste au-dessus du planning.
5. Module de réservation sur le site. Le client choisit les dates et le tarif, voit le calcul avec vérification des restrictions (minimum de nuits, fenêtre de réservation, blocage de vente ; maximum d'une réservation — 30 nuits) et reçoit un code de confirmation. Le serveur répond immédiatement : soit il confirme la réservation et attribue une chambre libre, soit il refuse honnêtement avec un motif. Pas besoin d'attendre une confirmation du personnel, aucun prépaiement n'est collecté.
6. Calendriers OTA — la solution qui fonctionne aujourd'hui. Import iCal : dans les paramètres des chambres, on colle le lien d'export depuis Booking.com, Airbnb ou un autre service — les réservations externes bloquent alors ces dates chez vous, mise à jour environ toutes les 15 minutes, les chevauchements litigieux sont regroupés dans une liste « à traiter manuellement ». Export iCal : chaque chambre a son propre flux, le lien est ajouté comme calendrier du côté du canal.
7. ⚠️ Le channel manager bidirectionnel (les prix et les disponibilités partent vers les canaux, les réservations reviennent) est écrit et fonctionne sur l'environnement de test du fournisseur : une connexion réelle nécessite un compte partenaire que nous n'avons pas encore. Pour bloquer réellement des dates, utilisez l'import et l'export iCal.
8. E-mails au client. Une fois par jour, l'hôtel écrit lui-même à ceux qui arrivent demain et à ceux qui sont partis hier ; la langue est celle de la réservation, sinon celle de l'établissement, sinon l'anglais. Aucune configuration nécessaire, aucun doublon. Si un bot Telegram est connecté à l'établissement, le client reçoit aussi des rappels d'arrivée.
9. Réservations manuelles. Une réservation a une source (réception, téléphone, direct client, site, OTA), une annulation avec motif et une marque « no-show » ; en cas de chevauchement et d'arrivée trop précoce, le panneau avertit. Le passage d'une réservation en arrivée se fait en une action à la date d'arrivée.

Ce qu'il faut comme appareils : un ordinateur ; un téléphone — pour vérifier la réservation avec les yeux du client. Ce qu'on peut honnêtement reporter : le channel manager bidirectionnel (voir ci-dessus), les codes tarifaires entreprise, les rapports.

Checklist : hôtel avec restaurant et commande en chambre#

Objectif du premier jour — que la commande passée depuis la chambre arrive d'elle-même sur l'addition client.

1. QR sur la chambre. Dans la fiche de la chambre — le bouton « Créer un QR et associer », en masse — « Créer un QR pour toutes sans code (N) » pour tout l'établissement. Impression à l'unité ou en feuilles A4 — QR codes des tables et codes des appareils.
2. Menu pour les chambres. Catégories, articles, photos, langues — Menu QR. Le client scanne le code dans la chambre et commande comme à une table.
3. Paiement « Sur l'addition de la chambre ». Dans une chambre occupée, ce moyen est accessible au client : le montant s'ajoute au folio et est payé au départ avec le séjour ; avant confirmation, le client voit le texte de consentement avec le montant exact et le numéro de chambre. ⚠️ La règle est étroite et intentionnelle : seules les commandes passées via le QR de la chambre arrivent sur le folio — celles encaissées à la caisse, au kiosque ou provenant d'un agrégateur n'y seront pas ajoutées.
4. Une commande depuis une chambre non occupée est bloquée par le serveur avec le motif « chambre non occupée », et le client voit l'avertissement avant même d'envoyer.
5. Demandes de service du client. Serviettes, ménage, « ne pas déranger », réveil avec choix de l'heure, problème technique, autre. À l'hôtel, ce bouton remplace l'appel au personnel et ne s'affiche que si l'« appel au personnel » est activé dans les paramètres de l'établissement ; depuis une chambre libre, impossible de créer une demande. Côté personnel — le bloc « Demandes clients » dans la fiche de la chambre : compteur, liste avec type et heure de réveil, actions « En cours » et « Terminé », mises à jour en temps réel.
6. « Mon addition » chez le client. Une entrée dans le menu client : débits, paiements et solde final de son folio. Avant l'arrivée — état vide, après le règlement — mention « Payé ».
7. Cuisine et caisse du restaurant. Écran cuisine par station — KDS ; caisse et service — Caisse (POS) et Service de caisse. Pour un hôtel, ces sections sont activées d'emblée.
8. Rapports. Onglet rapports du tableau des chambres pour une période : taux d'occupation (Occupancy), prix moyen (ADR), revenu par chambre (RevPAR), chiffre d'affaires total et séparément pour la restauration et les boissons, nombre de commandes et tableau journalier avec ventilation par devises.

Ce qu'il faut comme appareils : un ordinateur à la réception, une tablette ou un écran pour l'écran cuisine, une imprimante via le pont — si vous imprimez des tickets. Ce qu'on peut honnêtement reporter : le kiosque, la livraison et la vente à emporter, les agrégateurs.

Ce que vous pouvez reporter#

• Mode PMS externe (bouton « 🔌 PMS »). Le circuit de bascule existe, mais dans la liste des adaptateurs, il n'y a pour l'instant qu'un « Mock (démo) » de démonstration — il sert à tester le parcours lui-même. Les connecteurs réels sont en développement ; sur un hôtel en production, il est trop tôt pour basculer.
• Channel manager bidirectionnel — en attente d'un compte partenaire du fournisseur, fonctionne sur un environnement de test. Utilisez iCal.
• Comptabilité migratoire (Russie). Bouton « 🛂 » sur le board des chambres : l'enregistrement est créé automatiquement à l'arrivée, les délais et statuts sont visibles, les formulaires de notification s'impriment, l'export CSV est disponible. À bien comprendre : il s'agit d'un journal et de formulaires imprimés, et non d'un envoi électronique — l'envoi reste à votre charge. S'active selon le pays de l'établissement « Russie ».
• Restauration à l'hôtel — Room service et addition client. Les abonnements repas relèvent des types de restauration et ne sont pas inclus automatiquement pour un hôtel.
• Rapports financiers — Finances. Ventes, achats, services de caisse et analyse de la demande sont pris en charge dans les circuits international et russe. Commencez après les premières opérations ; une période vide et une erreur de chargement des données sont deux situations différentes.
• Votre site et votre domaine — Constructeur de site (les hôtels disposent de leurs propres modèles dans la galerie), Votre domaine.
• Votre standard téléphonique et vos appels — Téléphonie.
• Stock et coût de revient du restaurant — Stock, une fois le menu stabilisé.

Résolution des problèmes#

Je ne trouve pas la section « PMS » ou « Hôtel ». Cette adresse n'existe pas. Tout se trouve dans la section « Chambres » (admin.cenaly.com/tables) : le plan des étages s'ouvre directement, le board de travail via le bouton « 🛏️ Chambres », le PMS externe via le bouton « 🔌 PMS ». Si la section s'appelle « Plan de salle », c'est que le type de business « hôtel » n'est pas sélectionné pour l'établissement.

La nuit n'a pas été comptabilisée. Vérifiez le fuseau horaire de l'hôtel, les dates de séjour, le plan et l'addition client. Le traitement nocturne s'exécute après 03:00 selon l'heure de l'hôtel, dans les deux circuits. Un retard ou une erreur de comptabilisation doit être examiné séparément.

Le client ne peut pas commander depuis sa chambre. Il est probable que la chambre ne soit pas occupée : le serveur annule ces commandes avec le motif « chambre non occupée ». Vérifiez que l'arrivée est ouverte et que le QR est bien lié à cette chambre.

La commande n'a pas été ajoutée à l'addition de la chambre. Seules les commandes passées via le QR de la chambre sont reportées sur le folio. Ce qui est encaissé à la caisse, dans une borne ou provenant d'un agrégateur ne s'ajoute pas à l'addition de la chambre — c'est une règle volontaire.

L'addition de la chambre ne se clôture pas à la caisse. C'est voulu : l'addition de la chambre est clôturée par la réception au départ, il n'y a pas de bouton de clôture à la caisse.

Les dates ne se bloquent pas sur Booking.com ou Airbnb. Vérifiez les deux liens de calendrier et la dernière synchronisation. L'import et l'export iCal sont pris en charge dans les deux circuits et transmettent les occupations, pas les prix. Les connexions réelles du channel manager s'activent séparément ; l'environnement de test ne vend pas vos chambres sur des plateformes réelles.

Le client a reçu deux e-mails identiques. Vérifiez la réservation et l'historique d'envoi. Les tentatives de livraison échouées sont réessayées ; en cas d'échec après acceptation de l'e-mail par le service de messagerie, un doublon est possible.

Questions fréquentes#

Faut-il acheter du matériel hôtelier ?#

Non. La réception fonctionne dans le navigateur, le client depuis son téléphone via QR. L'imprimante et la caisse fiscale s'ajoutent plus tard via le pont, et uniquement si vous en avez besoin.

Créer les chambres une par une ?#

Non. Le bouton « + Ajouter des chambres » crée une plage allant jusqu'à 500 chambres à la fois avec préfixe et prévisualisation ; il ignore les chambres déjà existantes au lieu de les dupliquer.

Faut-il obligatoirement indiquer la date de départ à l'arrivée ?#

Non. L'arrivée « à la volée » reste ouverte jusqu'au départ ; les dates d'arrivée et de départ figurent sur la réservation, et un départ anticipé réduit automatiquement la réservation au séjour réel.

Un reçu fiscal est-il émis au départ ?#

Non. Le départ clôture le folio par un règlement et passe la chambre en nettoyage ; la fiscalisation n'est pas intégrée à ce parcours — le reçu est émis à la caisse si nécessaire.

Peut-on vendre un « type de chambre » sans en choisir une précise ?#

Oui. Une telle réservation reste non attribuée et conserve le quota par type à la date, et la chambre est attribuée à l'arrivée — manuellement ou automatiquement.

Qu'est-ce qui, dans le circuit hôtelier, ne fonctionne pas sur la marque russe ?#

PMS, réservations, fiches clients, comptabilisations nocturnes, échange iCal et rapports financiers sont pris en charge dans les deux circuits. La disponibilité du prestataire de paiement et du canal externe se vérifie séparément.

Sections liées#

• Premier jour : choisissez votre type de business — cadre général et autres formats
• Hôtel : chambres, PMS et service client — guide complet de la verticale
• Plan de salle — éditeur d'étages et de chambres, liaison des QR
• Réservations de tables — le même mécanisme de réservation appliqué aux tables
• Menu QR — menu pour commander en chambre
• Caisse (POS) — addition de la chambre à la caisse et commande supplémentaire
• Employés et créneaux — réception, femmes de chambre, tâches de nettoyage